نرم افزار مدیریت قراردادها
با نرم افزار مدیریت قراردادها ضمن مدیریت فرآیندهای کاری از شروع انعقاد قرارداد تا تحویل کالا و خدمات قرارداد ، داده های با ارزش را ثبت ، پردازش و کنترل نمائید.
شما می خواهید مدیریت پیمانها یا قراردادها را در دست داشته باشید اما یک مسئله وجود دارد. بدون داشتن نرم افزار قراردادها این کار دشوار است.
اکثر مدیران قراردادها علاقمند هستند از آخرین وضعیت قراردادهای در حال اجرا و انعقاد مطلع باشند. اما دست یابی به دادها همیشه زمان بر است و در اکثر مواقع اطلاعات به روز نیست. ما در نرم افزار قراردادها با پردازش داده ها هشدارهای لازم در خصوص برخی اطلاعات حساس را صادر میکنیم. همینطور با ارائه نمودارها و گزارش های متنوع با نرم افزار مدیریت قراردادها ، کنترل زمان ها و موعدهای مهم در قرارداد و ضمانتنامه ها را در دست خواهیم گرفت. این چنین است که مدیریت قرارداد را برای شما آسان خواهیم نمود.
بیایید بیشتر با این نرم افزار آشنا شویم. ابتدا از تعریف کلی نرم افزار مدیریت قراردادها شروع می کنیم:
به وسیله نرم افزار مدیریت قراردادها در مدیریت خود گردش کار ایجاد کنید و کنترل مدیریت قراردادها را در دست بگیرید.
نرم افزار مدیریت قراردادها چیست؟
نرم افزار مدیریت قراردادها یک سیستم دیجیتال است که برای خودکارسازی، مدیریت، ذخیرهسازی و پیگیری تمامی مراحل چرخه عمر قرارداد طراحی شده است؛ با ایجاد یک اتوماسیون از مرحله پیشنویس تا امضا، تمدید یا خاتمه را برای شما شمال می شود.
چرا سازمانها به نرم افزار مدیریت قرارداد نیاز دارند؟
چالشهای مدیریت سنتی
عدم دسترسی سریع به قراردادها
ریسک گمشدن یا خرابی فایلها
نبود هشدار برای تمدید یا خاتمه
پیچیدگی در رهگیری تغییرات و نسخهها
نیاز به دیجیتالیسازی فرآیندها
سازمانهای مدرن نیاز دارند تمامی فرآیندهای خود را دیجیتالی کنند تا:
بهرهوری را افزایش دهند
تطبیق با قوانین را بهتر مدیریت کنند
تیمهای مختلف (حقوقی، مالی، اجرایی) را همسو نگه دارند
ویژگی های نرم افزار مدیریت قراردادها
- امکان ثبت اطلاعات قرارداد
- ایجاد گردش کار و اتوماسیون فعالیت ها
- اطلاع از آخرین وضعیت قرارداد
- امکان گروه بندی قراردادها براساس زمینه های فعالیت
- امکان ثبت صورت وضعیت های قرارداد
- ثبت و مدیریت تمدیدها ، اصلاحیه ها ، افزایش و کاهش قرارداد
- امکان ثبت تضامین قرارداد
- قابلیت ثبت تحویل موقت ، قطعی و تحویل زمین
- امکان ارائه گزارش های متنوع قرارداد ها
- قابلیت مدیریت تاریخ و مبلغ به روز قرارداد
- امکان آرشیو مکاتبات و مستندات قرارداد
بدون محدودیت کاربر
بدون نگرانی از فراموش کردن کارها
دسترسی از هر مکان
برخی مشتریان نرم افزار قراردادها
تابلوی افتخارات
نظرات مشتریان پیمانه
"پیمانه نقش مهمی در سرعت پاسخ گویی و انجام فرآیندهای کاری این امور داشته است. "
"استفاده از سامانهی پیمانه در عینیت بخشیدن به دولت الکترونیک و افزایش رضایتمندی مناقصه گران در دسترسی به اسناد و نیز کاهش انرژی و زمان مصرفی نیروی انسانی با توجه به الکترونیکی شدن کارها تاثیر بسزایی داشته است."
میخواهید یک جلسه دموی رایگان نرم افزار مدیریت قراردادها را برای شما تنظیم کنیم؟
اجازه دهید در یک جلسه حضوری و یا غیرحضوری به شما نشان دهیم نرم افزار مدیریت قراردادها چگونه سبب افزایش کارایی و کاهش هزینهها در سازمان شما خواهد شد.
آیا آماده آسان شدن پاسخگویی به مدیران ارشد در خصوص قراردادهای سازمان هستید؟
تماس با مشاوران فروش
همدیگر را بشناسیم و مشخص کنیم با چه مشکلاتی روبرو هستیم تا ما یک پیشنهاد خاص به شما ارائه کنیم.
ارائه محصول و تجربه مشتریان قبلی
ما برای شما یک جلسه نمایش نرم افزار برنامه ریزی می کنیم تا با قابلیت های نرم افزار قراردادها و تجربیات سازمان های استفاده کننده از آن آشنا شوید.
ارائه پیشنهاد و خرید
بر اساس دریافت نیازمندیهای شما در جلسه، پیشنهاد مالی مشخص و شرح خدمات قرارداد را برایتان ارسال می کنیم و درنهایت قرارداد خرید نرم افزار منعقد می گردد.
نرم افزار مدیریت قراردادها به کارفرمایان کمک می کند تا با استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات و ایجاد بانک اطلاعات از داده های با ارزش ، به وسیله نرم افزار قراردادها بتواند از ابتدای فرآیند انعقاد قرارداد تا پایان تحویل کالا و خدمات و خاتمه قرارداد ، مدیریت و کنترل تمامی اقدامات قرارداد را در اختیار گرفته و داده های فرآیند قرارداد را ثبت و پردازش نماید.
شما با استفاده از نرم افزار مدیریت امور قراردادها دیگر سررسید خاتمه قرارداد یا ضمانتنامه های قرارداد را فراموش نخواهید کرد و با بکارگیری نرم افزار قراردادها همیشه و در هر کجا می توانید آخرین وضعیت و اطلاعات قرارداد را در اختیار داشته باشید.
نمایی از نرم افزار مدیریت امور قراردادها
امکانات و قابلیتهای نرمافزار مدیریت قراردادها
در هر سازمان یا شرکت، قراردادها بخش مهمی از فعالیتهای حقوقی، مالی و عملیاتی را تشکیل میدهند. ثبت و مدیریت دقیق این قراردادها میتواند از بروز مشکلات حقوقی، تأخیرهای مالی و اختلافات جلوگیری کند.
نرمافزار مدیریت قراردادها با ارائه مجموعهای از قابلیتهای پیشرفته، به شما این امکان را میدهد که تمام مراحل مربوط به قراردادها ، از ثبت سریع و آسان تا مدیریت تضامین، الحاقیهها و پرداختها را در یک سامانه قراردادها متمرکز و یکپارچه انجام دهید.
در ادامه با مهمترین امکانات این سامانه آشنا میشوید.
ثبت سریع قراردادها
با استفاده از نرمافزار مدیریت قراردادها میتوانید قراردادهای جدید یا قراردادهای قبلی را در کمترین زمان و بدون نیاز به تعریف گردش کار، ثبت کنید. این قابلیت برای مواقعی که نیاز به ثبت فوری قرارداد وجود دارد، مانند قراردادهای کوتاهمدت یا پیمانهای گذشته، بسیار کاربردی است. به این ترتیب تمام اطلاعات قراردادها بهصورت یکپارچه در سامانه ذخیره میشود و از فراموشی یا گمشدن اسناد جلوگیری میشود.
ثبت قرارداد بر اساس گردش کار
در سامانه قراردادها امکان ثبت قرارداد بهصورت مرحلهای و منطبق با گردش کار سازمان یا شرکت شما وجود دارد. این فرآیند بر اساس آییننامههای مالی و معاملاتی طراحی شده تا مراحل بررسی، تأیید و نهاییسازی قراردادها شفاف و قابل پیگیری باشد. این ویژگی کمک میکند تا مدیریت قراردادها منظم، دقیق و مطابق با الزامات قانونی انجام شود.
مدیریت الحاقیه و متمم قراردادها
در طول اجرای هر قرارداد ممکن است نیاز به تغییرات یا اضافهکردن بندهای جدید باشد. نرمافزار مدیریت قراردادها این امکان را فراهم میکند که انواع الحاقیهها مانند الحاقیههای زمانی، مالی یا تغییر تعهدات بهراحتی ثبت شوند. ثبت این تغییرات در سامانه باعث میشود تاریخچه و سوابق هر قرارداد همیشه در دسترس و قابل استناد باشد.
ثبت اطلاعات تضامین قراردادها
در سامانه قراردادها میتوانید انواع تضامین از جمله ضمانتنامه حسن انجام کار، پیشپرداخت و سایر ضمانتها را ثبت و مدیریت کنید. این بخش شامل امکان بارگذاری اسکن مدارک، ثبت تاریخ سررسید و پیگیری وضعیت استرداد تضامین است که به شما کمک میکند از بروز مشکلات حقوقی و مالی جلوگیری شود.
تولید خودکار متن قرارداد
یکی از قابلیتهای مهم نرمافزار مدیریت قراردادها، امکان تولید خودکار متن قرارداد بر اساس تیپهای از پیش تعریفشده است. کافی است اطلاعات پیمانکار و مفاد اصلی قرارداد را وارد کنید تا سامانه، متن کامل قرارداد را بهصورت خودکار تولید کند. این قابلیت باعث صرفهجویی در زمان، کاهش خطاهای انسانی و ایجاد یکپارچگی در اسناد میشود.
تعیین مراحل پرداخت قرارداد
در نرمافزار قراردادها امکان تعریف مراحل پرداخت بهصورت مرحله به مرحله وجود دارد. این قابلیت کمک میکند تا زمانبندی پرداختها دقیق باشد، پیشرفت پروژه بهطور کامل کنترل شود و از اختلافات مالی جلوگیری گردد.
ثبت قراردادهای اجاره
سامانه قراردادها امکان ثبت و مدیریت انواع قراردادهای اجاره شامل ملک، ماشینآلات و تجهیزات را فراهم میکند. تمام جزئیات قرارداد اجاره، از مدت زمان و مبلغ تا پیوستهای مرتبط، بهصورت متمرکز ثبت میشود تا مدیریت آنها سادهتر و شفافتر شود.
ثبت قراردادهای خرید
در نرمافزار مدیریت قراردادها میتوانید قراردادهای خرید یا درخواستهای خرید کارپردازی را ثبت کنید. همچنین امکان استعلام قیمت از پیمانکاران مختلف و مقایسه پیشنهادها وجود دارد تا بهترین گزینه انتخاب شود. این فرآیند باعث شفافیت و بهینهسازی هزینههای سازمان میشود.
ثبت قراردادهای واگذاری
در سامانه قراردادها امکان ثبت قراردادهای واگذاری داراییها مانند ملک، زمین یا تجهیزات وجود دارد. ثبت جزئیات کامل این قراردادها باعث میشود تمام سوابق واگذاریها همیشه در دسترس و منظم نگهداری شوند.
با پیمانه منابع مناسب انتخاب کنید
پیشنهاد ما، نرم افزار راهکار یکپارچه پیمانه
20 سال تجربه به روز رسانی و آموزش رایگان نرم افزار
چگونه یک نرم افزار مدیریت قرارداد مناسب انتخاب کنیم؟
ارزیابی نیازهای سازمان
پیش از انتخاب نرمافزار، باید نیازهای دقیق سازمان مشخص شود. آیا به مدیریت چندزبانه قراردادها نیاز دارید؟ آیا سازمان شما در چند شعبه فعالیت میکند و نیاز به هماهنگی بین واحدی دارید؟ پاسخ به این سوالات کمک میکند نرمافزاری متناسب با ساختار و فرآیندهای سازمان انتخاب کنید.
مقایسه امکانات
برخی ویژگیهای مهم که باید در مقایسه نرمافزارها بررسی شوند:
قابلیت ادغام با سایر سیستمها
پشتیبانی از امضا الکترونیکی
نسخه موبایل یا تحت وب
توانایی تحلیل محتوا و دادهها
تنظیم سطوح دسترسی پیشرفته
پشتیبانی و امنیت
پشتیبانی فنی منظم و بهروز بودن نرمافزار از لحاظ امنیتی، از عوامل مهم در انتخاب است. اطمینان از رمزگذاری دادهها، بکاپگیری منظم و بهروزرسانیهای امنیتی الزامی است.
نتیجهگیری: آیا نرم افزار مدیریت قراردادها برای شما مناسب است؟
اگر شما صاحب کسبوکار یا مدیر یک سازمان هستید که با حجم بالایی از قراردادها مواجه هستید، بدون شک نرم افزار مدیریت امور قراردادها میتواند یکی از بهترین سرمایهگذاریها برای بهبود عملکرد، کاهش ریسکهای قانونی و افزایش بهرهوری شما باشد. انتخاب هوشمندانه یک نرمافزار مناسب، سازمان شما را از سردرگمیهای سنتی خارج کرده و به سمت مدیریت مدرن سوق میدهد.
کافیست مراحل زیر را انجان دهید تا نرم افزار در سازمان شما اجرایی شود:
تحلیل وضعیت فعلی
گام اول، بررسی نحوه مدیریت فعلی قراردادها، شناسایی نقاط ضعف و مستندسازی فرآیندهاست.
آموزش پرسنل
آموزش کاربران نهایی بسیار حیاتی است. بدون آموزش مناسب، حتی بهترین نرمافزار نیز ممکن است با شکست مواجه شود.
انتقال دادهها
باید قراردادهای قدیمی به سیستم جدید منتقل شوند. این فرآیند باید با دقت و با رعایت اصول امنیتی انجام شود.
سوالات متداول
برخی سوالات پرتکرار کاربران
باید به شما این اطمینان را بدهم که ما مدیریت قراردادهای شما را با استفاده از ابزار گردش کار فرآیند به یک اتوماسیون اطلاعاتی تبدیل خواهیم نمود. ثبت داده ها بصورت توزیع شده انجام پذیر می شود و کاربران شما با دستیابی آسان به داده های مورد نیاز ، هر روز بیشتر علاقه مند به استفاده از نرم افزار قراردادها خواهند شد.
شما با تماس با مشاوران فروش نرم افزار مدیریت قراردادها می توانید به لیست تماس مشتریان قبلی دسترسی پیدا کنید. با مذاکره مستقیم با مشتریان قبلی از کیفیت نرم افزار مدیریت قراردادها مطمئن گردید. همچنین در سایت نمونه هایی از رضایت نامه های مشتریان قبلی در دسترس شما است.
استفاده از جدیدترین ابزارهای تولید در نرم افزار مدیریت قراردادها موجب گردیده است که سادگی در رابطه کاربری و سهولت دستیابی به اطلاعات و همچنین جلوگیری از ثبت داده های اشتباه به حداقل برسد . در ضمن تیم پشتیبانی ما نیز همیشه در دسترس شما خواهند بود و شما می توانید بصورت 24 ساعته از طریق سامانه ارتباط با مشتریان نرم افزار قراردادها با کارشناسان پشتیبانی در ارتباط باشید.
باید به شما مژده دهم که ما امکان ویژه سازی نرم افزار مدیریت قراردادها را مطابق شرایط و نیازمندهای شما خواهیم داشت و قبلاً هم برای مشتریان قبلی چنین اقداماتی انجام شده است.
دریافت کاتالوگ و مشخصات نرم افزار مدیریت قراردادها
در صورت تمایل جهت دریافت اطلاعات کامل در خصوص نرم افزار مدیریت امور قراردادها ، دریافت اطلاعات بیشتر در خصوص زیر سیستم های این نرم افزار و یا مشاهده دموی نرم افزار مدیریت قراردادها ، لطفاً فرم روبرو را پر نمایید تا همکاران ما در اولین فرصت با شما تماس گرفته و اطلاعات مورد نیاز شما را ارسال نمایند.