سلام به همه‌ی شما دوستان عزیز! آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که وقتی یک شرکت تاسیس می‌شود، اولین چیزی که باید تدارک دیده شود چیست؟ در واقع، این اولین گام مهمی است که باید برای شروع کسب و کار انجام دهید. این مرحله، ساخت اساسنامه شرکت است. اما اساسنامه شرکت چیست و چرا اینقدر اهمیت دارد؟ در این مقاله، با هم به بررسی این موضوع خواهیم پرداخت و به شما توضیح خواهیم داد که اساسنامه یک شرکت چیست و چگونه کار می‌کند.

تعریف اساسنامه شرکت

اولین سوالی که برای بسیاری از ما پیش می‌آید این است: اساسنامه شرکت چیست؟

“اساسنامه” یک سند رسمی است که حاکمیت و قوانین داخلی یک شرکت را تعیین می‌کند. این سند شامل اطلاعاتی اساسی مانند هدف و ماموریت شرکت، ساختار مدیریتی، حقوق و وظایف اعضا و مدیران، سهام‌داران، و شرایط فرآیند تصمیم‌گیری است.

اساسنامه به عنوان یکی از مهمترین و اصلی‌ترین ارکان هر شرکت سهامی شناخته می‌شود. تمامی شرکت‌های سهامی، بخش عمده‌ای از شرکت‌های عمومی یا خصوصی، موظف به داشتن اساسنامه هستند. در این سند، روابط بین شرکای شرکت با یکدیگر و حدود اختیارات مجامع عمومی و هیئت مدیره تعیین می‌شود. همچنین، تکلیف سود و زیان شرکت و همچنین مدت انحلال آن نیز مشخص می‌شود. اساسنامه باید با توجه به نظر موسسان و اکثریت دارندگان سهام تدوین شود.

اهمیت اساسنامه شرکت

اساسنامه به عنوان یک سند حیاتی برای هر شرکت، اهمیت زیادی دارد. این سند نه تنها به شرکت اجازه می‌دهد تا مسیر و راهبردهای خود را به دقت تعیین کند، بلکه به عنوان یک راهنمایی برای تصمیم‌گیری‌های آینده نیز عمل می‌کند. همچنین، اساسنامه به تعیین حقوق و وظایف اعضا و سهام‌داران می‌پردازد که باعث ایجاد انضباط درونی و تعادل در ساختار سازمانی می‌شود.

تعاریف مختلفی برای اساسنامه ارائه شده است:

• مجموعه‌ای از قوانین که برای مدیریت یک انجمن، مجلس یا سازمان سیاسی و اجتماعی تعریف می‌شود.
• مجموعه‌ای از شرایطی که برای تشکیل یک شرکت یا انجمن تنظیم می‌شود.
• قوانین و مقرراتی که برای روند کار یک جمعیت، مشخص و تعیین می‌شود، از جمله قانون اساسی و اساسنامه  های شرکت‌های تجاری و انجمن‌ها.

عناصر اساسنامه

یک اساسنامه معمولاً شامل چندین عنصر اساسی است که می‌توان آن‌ها را به عنوان پایه‌های اصلی شرکت دانست. این عناصر شامل مواردی مانند:

هدف و ماموریت شرکت

هدف و ماموریت شرکت باید بیانگر هدف اصلی و دلیل وجود شرکت باشد. این موارد به عنوان راهنمای اصلی برای فعالیت‌های شرکت عمل می‌کنند و باید با دقت تعریف شوند.

ساختار مدیریتی

ساختار مدیریتی شامل توزیع قدرت و مسئولیت‌ها درون سازمان است. این قسمت باید وظایف مدیران و روابط سلسله مراتبی را مشخص کند.

حقوق و وظایف اعضا و سهام‌داران

در این بخش، حقوق و وظایف اعضا و سهام‌داران شرکت به دقت باید بیان شوند. این شامل حقوق اختیاری و محدودیت‌های آنها نیز می‌شود.

شرایط فرآیند تصمیم‌گیری

این بخش شرایط مربوط به فرآیند تصمیم‌گیری در شرکت را تعیین می‌کند. این شامل روش‌های اتخاذ تصمیم و راه‌های تغییرات در ساختار تصمیم‌گیری است.

الزامات مورد نیاز در اساسنامه

براساس ماده ۸ لایحه اصلاحی ۲۴/۱۲/۴۸، اساسنامه باید شامل موارد زیر باشد:

1. نام شرکت
2. موضوع شرکت بطور صریح و منجز (روشن)
3. مدت شرکت
4. مرکز اصلی شرکت و محل شعب آن در صورتیکه تاسیس شعبه مورد نظر باشد
5. مبلغ سرمایه شرکت و تعیین وجود نقدی و غیر نقدی آن
6. تعداد سهام بی‌نام و با نام و مبلغ اسمی آن‌ها و در صورت ایجاد سهام ممتاز، تعیین تعداد، خصوصیات و امتیازات این گونه سهام
7. تعیین مبلغ پرداخت شده هر سهم و نحوه‌ی مطالبه بقیه اسمی هر سهم و مدتی که باید مطالبه شود که البته این مدت بیش از ۵ سال نمی‌باشد
8. نحوه‌ی انتقال سهام با نام
9. طریقه‌ی تبدیل سهام با نام به سهام بی‌نام و بالعکس
10. در صورت پیش‌بینی امکان صدور اوراق قرضه، ذکر شرایط و ترتیب آن‌ها
11. شرایط و ترتیب افزایش و کاهش سرمایه
12. مواقع و ترتیب دعوت مجامع
13. مقررات مربوط به حد نصاب لازم برای تشکیل مجامع عمومی و ترتیب اداره‌ی آن‌ها
14. تعداد مدیران و طریقه‌ی انتخاب، مدت ماموریت و نحوه‌ی تعیین جانشین برای مدیرانی که فوت می‌کنند، استعفاء می‌دهند یا به دلایل قانونی محدود، معزول یا ممنوع می‌شوند
15. تعیین وظایف و حدود اختیارات مدیران
16. تعداد سهام تضمینی که مدیران باید به صندوق شرکت بپردازند
17. قید اینکه شرکت دارای چند نفر بازرس خواهد بود و نحوه‌ی انتخاب و مدت ماموریت آن‌ها
18. تعیین آغاز و پایان سال مالی شرکت و موعد تنظیم ترازنامه و حساب سود و زیان و تسلیم آن به بازرسان و مجمع عمومی سالانه
19. نحوه‌ی انحلال اختیاری شرکت و ترتیب تصفیه‌ی امور آن
20. چگونگی تغییر اساسنامه

محدودیت‌های اساسنامه شرکت

هرچند که اساسنامه یک سند حیاتی برای هر شرکت است، اما باید به دقت توجه کرد که این سند نیز محدودیت‌های خود را دارد. این محدودیت‌ها می‌توانند شامل مواردی مانند:

• محدودیت در تغییرات: برخی از اساسنامه‌ها ممکن است فرآیند تغییرات را مشکل‌تر کنند.
• احتمال متوقف شدن: در صورتی که اساسنامه با قوانین و مقررات مغایرت داشته باشد، ممکن است شرکت متوقف شود.
• محدودیت در تعداد اعضا: بعضی اساسنامه‌ها ممکن است محدودیتی برای تعداد اعضای شرکت تعیین کنند.

نقش اساسنامه در شرکت

اساسنامه به عنوان یک سند راهبردی، نقش مهمی در ساختار و عملکرد شرکت ایفا می‌کند. این سند تضمین می‌کند که فعالیت‌های شرکت با دقت و تمامیت انجام شود و اعضا و سهام‌داران از حقوق و وظایف خود آگاه باشند.

مواردی که در اساسنامه باید دقت شود

در تدوین اساسنامه، برخی موارد حیاتی وجود دارد که باید به آن‌ها دقت شود. این موارد عبارتند از:

شفافیت

اساسنامه باید به طور کامل و شفاف هدف، ماموریت، و قوانین داخلی شرکت را بیان کند.

انطباق با قوانین و مقررات

اساسنامه باید با قوانین و مقررات مربوطه سازگاری داشته باشد تا از هرگونه مشکلات حقوقی جلوگیری شود.

اختیارات و مسئولیت‌ها

در اساسنامه باید اختیارات و مسئولیت‌های مدیران و اعضا به دقت مشخص شوند تا از هرگونه ابهامات جلوگیری شود.

نحوه‌ی تدوین اساسنامه

برای تدوین اساسنامه، ابتدا باید هدف و ماموریت شرکت را به دقت مشخص کرد. سپس، ساختار مدیریتی و حقوق و وظایف اعضا و سهام‌داران باید به دقت تعیین شوند. در نهایت، شرایط فرآیند تصمیم‌گیری و محدودیت‌های لازم نیز باید مشخص شوند.

تعداد صفحات اساسنامه

تعداد صفحات اساسنامه چندان اهمیتی ندارد. در واقع، این سوال بسیار شایع است ولی اساسنامه باید به گونه‌ای تنظیم شود که تمامی موارد لازم در آن به صورت کامل و روشن ذکر شود. مهمترین نکته این است که اطلاعات مورد نیاز به درستی در اساسنامه گنجانده شده و به طور صحیح و شفاف مطرح شود.

اساسنامه باید به گونه‌ای باشد که اعضای داخل شرکت بتوانند با خواندن آن، از فرآیند‌ها و برنامه‌های آینده شرکت آگاه شوند. همچنین، افراد خارج از شرکت نیز باید قادر باشند با مطالعه اساسنامه، به درستی با امور و فعالیت‌های شرکت آشنا شوند و به طور کامل مطلع شوند.

ارتباط اساسنامه با سایر اسناد شرکتی

اساسنامه باید با سایر اسناد شرکتی، مانند قراردادها و مقررات داخلی، هماهنگی داشته باشد. این ارتباط به اطمینان از هماهنگی و تناسب میان مختلف اسناد کمک می‌کند.

راهکار یکپارچه پیمانه

اساسنامه شرکت با نرم‌افزارهای مدیریت قراردادها و مناقصات ارتباط مستقیمی ندارد. اما این نرم‌افزارها می‌توانند به عنوان ابزاری مفید برای مدیریت اطلاعات مرتبط با اساسنامه عمل کنند. برای مثال، در صورتی که اطلاعاتی از اساسنامه نیاز به ثبت و مدیریت دارد، می‌توان از نرم‌افزارهای مدیریت قراردادها و مناقصات برای ذخیره و مدیریت این اطلاعات استفاده کرد.

همچنین، این نرم‌افزارها می‌توانند به منظور اجرای مفاد اساسنامه و رعایت شرایط و مقررات آن، اقدامات لازم را انجام دهند و فرآیندهای مرتبط با اساسنامه را به صورت اتوماتیک و بهینه‌تر انجام دهند. از طرفی، اساسنامه نیز می‌تواند دستورالعمل‌ها و شرایطی را تعیین کند که نرم‌افزار مدیریت قراردادها و مناقصات باید طبق آن‌ها عمل کند. به این ترتیب، ارتباط بین اساسنامه و نرم‌افزارهای مدیریت قراردادها و مناقصات از طریق تعیین روش‌ها و فرآیندهای مشترک برای اجرای اطلاعات و شرایط مرتبط با اساسنامه برقرار می‌شود.

استفاده از نرم افزار راهکار یکپارچه پیمانه به شما این امکان را می دهد تا تمام نیاز های مدیریت مناقصات و معاملات خود را از شروع مناقصه یا معامله ، تا پایان آن به طور کامل رهگیری و پایش کنید.

پیشنهاد راهکار یکپارچه پیمانه برای شما

در پایان ، پیشنهاد ما استفاده از نرم افزار راهکار یکپارچه پیمانه است. با راهکار یکپارچه پیمانه اجرای فرایندهای معاملاتی و قراردادی فقط با استقرار یک نرم افزار در اختیار شما خواهد بود.

در نهایت، می‌توان گفت که اساسنامه به عنوان یک سند رسمی و حیاتی، نقش مهمی در ساختار و عملکرد هر شرکت دارد. با توجه به اهمیت این سند، تدوین آن نیازمند دقت و شفافیت است تا از هرگونه ابهامات و مشکلات حقوقی جلوگیری شود.

پرسش‌های متداول

1- آیا اساسنامه یک شرکت قابل تغییر است؟

بله، اساسنامه یک شرکت قابل تغییر است، اما این تغییرات باید با رای اکثریت سهام‌داران یا به تأیید مقامات قضایی صورت گیرد.

2- چه مواردی می‌تواند باعث تغییر اساسنامه شود؟

مواردی مانند تغییرات در ساختار مدیریتی، افزایش سرمایه شرکت، یا تغییر در هدف و ماموریت شرکت می‌تواند باعث تغییر اساسنامه شود.

3- آیا اساسنامه برای هر نوع شرکت لازم است؟

بله، اساسنامه برای هر نوع شرکت، از جمله شرکت‌های سهامی، مسئولیت محدود، و یا تعاونی، لازم است.

4- آیا اساسنامه یک شرکت محدوده منطقه‌ای می‌تواند باشد؟

بله، اساسنامه یک شرکت محدوده منطقه‌ای می‌تواند بوده و باید با قوانین و مقررات مربوطه مطابقت داشته باشد.

5- آیا اساسنامه مختص فقط شرکت‌های بزرگ است؟

نه، اساسنامه شرکت مختص همه‌ی اندازه‌ها و انواع شرکت‌ها است، از شرکت‌های کوچک و متوسط تا شرکت‌های بزرگ.