اصول نگارش قراردادها برای کسب و کار: راهنمای جامع

در دنیای پرپیچیدگی تجارت امروز، نگارش قراردادهای کسب و کار اساسی‌ترین ابزار حفظ حقوق و تعهدات بین طرفین است. اما چگونه می‌توانیم قراردادی را نویسندگی کنیم که به وضوح قوانین را تعریف کند و در عین حال قابل فهم برای همه باشد؟ در این مقاله، به بررسی اصول نگارش قراردادها برای کسب و کار می‌پردازیم تا شما بتوانید به بهترین شکل ممکن از این ابزار استراتژیک استفاده کنید.

درک اصول ابتدایی

قبل از وارد شدن به پیچیدگی‌ها، بیایید اصول ابتدایی نگارش قراردادهای تجاری را درک کنیم. چه چیزی یک قرارداد را قانونی می‌کند؟ چگونه مطمئن شویم که هر دو طرف در یک صفحه هستند؟ این سوالات را جواب می‌دهیم و…

– اصول نگارش قراردادها

اصول نگارش قراردادها اهمیت بسیاری در حفظ حقوق و تعهدات دارند. برخی از نکات کلیدی شامل وضوح در اصطلاحات، تعیین شرایط مالی به وضوح، شناسایی دقیق طرفین درگیر و برنامه‌ریزی دقیق برای زمان‌بندی و دستاوردها هستند. از این اصول برای جلوگیری از ابهامات و مشکلات در آینده استفاده کنید.

نگارش قراردادها به طور کلی بر اساس دو دسته اصل اصلی است. در بخش اول، جنبه‌های ظاهری قرارداد از جمله ظاهر، فونت، اندازه متن، واژگان و ادبیات حقوقی، موارد شکلی و نکات کاربردی قرارداد تشکیل شده است. در دسته دوم، اصول نگارش قرارداد از مبانی اصلی قرارداد گرفته و به جوانب ماهوی و فنی می‌پردازد. این بخش شامل جزئیاتی از جمله موضوع و مبلغ قرارداد، تعهدات طرفین، پایان قرارداد، حل اختلافات و … است.

در ادامه، به توضیح هر یک از این بخش‌ها پرداخته می‌شود.

اصول نگارش قراردادها : اصول ظاهری قرارداد نویسی

1-انتخاب عنوان مناسب:

در قانون قراردادها و عقود، هر قرارداد عنوان مشخص و شرایط خود را دارد. اهمیت عنوان قرارداد نه تنها در تفسیر و آثار آن بلکه به عنوان یک ملاک اصلی نیز بسیار مشخص است. عنوان باید با رابطه حقوقی طرفین هماهنگ باشد. در بعضی موارد، مانند قراردادهای اجاره، عنوان قرارداد قابل تشخیص است. اما در برخی موارد، که نوع خاصی از توافق در نظر گرفته شده است، تعیین عنوان به سادگی امکان‌پذیر نیست. به همین دلیل در این مواقع، برای جلوگیری از مشکلات حقوقی آینده، از عناوین کلی و مبهم مانند “قراراداد”، “صورت‌جلسه”، “توافق‌نامه” و غیره استفاده می‌شود.

2-قالب‌دهی مناسب به قرارداد:

هر قرارداد دارای بخش‌های مشخص و مستقلی است. بخش‌بندی و تفکیک قرارداد به بخش‌های مستقل، علاوه بر شیوایی نگارش، از خلط مفاد و موارد در قرارداد جلوگیری می‌کند. در نگارش قرارداد، مهم است که مطالب مرتبط با هم تحت یک عنوان خاص جمع‌آوری شوند.

3-امضای قرارداد:

بیشتر قراردادهای کسب و کار چندین صفحه دارند. امضای تمام صفحات توسط طرفین قرارداد لازم است. برخی شرکت‌ها تنها صفحه پایانی قرارداد را امضا می‌کنند و صفحات دیگر را مهر می‌زنند. عدم امضای تمام صفحات ممکن است به اختلافات در اجرای قرارداد منجر شود.

اصول نگارش قراردادها : اصول فنی قرارداد نویسی

1-شفافیت موضوع قرارداد

وضوح چقدر مهم است؟ وقتی قرارداد شما به زبان واضح نوشته شود، ابهامات کاهش می‌یابند. هر کدام از شرایط به صورت روشن و بدون ابهام مطرح شود، اطمینان ایجاد می‌شود.

موضوع در قراردادها، مال یا عملی است که طرفین قرارداد متعهد به انجام آن هستند. موضوع، به عنوان یک رکن اساسی، باید به وضوح و بدون ابهام نگاشته شود؛ زیرا اگر به صورت مبهم یا نادرست نوشته شود، ممکن است به بطلان قرارداد منجر شود.

یکی از بهترین راهکارها برای افزایش قدرت مانور در قراردادها و پوشش دادن به موارد اختلافی، شروط ضمن عقد هستند. در این بخش، مسئولیت‌های طرفین، میزان خسارت‌ها، اختیارات، شرایط فسخ و مهلت‌های زمانی را می‌توان پیش‌بینی کرد. البته باید توجه داشت که هر تعهدی در قرارداد باید با ضمانت اجرایی همراه باشد.

چگونه شرایط و ضوابط را واضح تعریف کنیم؟ از واژگان ساده و قابل درک استفاده کنید. اهمیت هر مفهوم را با دقت توضیح دهید تا هیچ ابهامی وجود نداشته باشد. رعایت این موارد تماما جزیی از اصول نگارش قراردادها است.

2. شناسایی طرفین درگیر

طرفین در یک قرارداد چه مواردی را باید دقیقاً مشخص کنند؟ شناسایی دقیق طرفین و نقش‌هایشان در قرارداد، مسیر را برای اجرای موفق تراکتوری را خواهد گشود.

هر قرارداد حداقل دو طرف دارد که می‌تواند یک شخص یا چند شخص باشند. در نگارش هر قرارداد، لازم است مشخصات هویتی و آدرس دقیق پستی طرفین ذکر شود. در صورتی که امضا کننده به نمایندگی از یک مجموعه یا شخص حقیقی قرارداد را امضا کند، این موضوع نیز باید در قرارداد بازنشانی شود. این اقدام به مزایایی مانند احراز سمت‌های امضا کننده، مشخص شدن صلاحیت و امکانات طرفین قرارداد، و بررسی صلاحیت شخص امضا کننده قرارداد منجر می‌شود.

3. شرایط پرداخت: ستون فقرات مالی

پرداخت‌ها چگونه می‌توانند ستون فقرات مالی باشند؟ شرایط مربوط به پرداخت‌ها را به دقت تعیین کنید تا پایه مالی قوی برای تجارت شما فراهم شود.

ارزش کالاها و خدمات در قرارداد توسط مبلغ قرارداد نمایان می‌شود. همچنین، شرایط پرداخت می‌توانند به شکل‌های مختلفی در قرارداد تداعی شوند. اطلاعات مربوط به مبلغ قرارداد شامل مواردی چون مبلغ کل قرارداد، نحوه پرداخت، و در صورت وجود اقساط، دوره زمانی هر قسط، تعداد آنها و نحوه وصول اقساط باید در قرارداد ذکر گردد.

4. زمان‌بندی و مدت قرارداد

چگونه زمان‌بندی و دستاوردها می‌توانند موثر باشند؟ زمان‌بندی دقیق و تعیین دستاوردها، اطمینان ایجاد می‌کند که هر دو طرف به تعهدات خود عمل کنند.

تاریخ شروع و پایان قرارداد باید به وضوح مشخص باشد، زیرا در برخی موارد، توافق مدتی پس از امضا توسط طرفین قرارداد فعال می‌شود. این امر به جلوگیری از هر گونه ابهام در مورد زمان شروع تعهدات می‌کمک کرده و تسریع در اجرای قرارداد را امکان‌پذیر می‌سازد. همچنین، برای امکان مطالبه خسارات در صورت تاخیر در اجرای قرارداد، تاریخ پایان نیز باید با دقت در قرارداد ذکر شود. این اقدام به تضمین اجتناب از ابهامات مرتبط با زمان پایان قرارداد و حقوق طرفین کمک می‌کند. رعایت این موارد تماما جزیی از اصول نگارش قراردادها است.

5. استراتژی‌های کاهش ریسک – محرمانگی قرارداد

چطور می‌توان از ریسک‌ها محافظت کرد؟ استراتژی‌های به‌کار گرفته شده برای مقابله با ریسک‌ها، اطمینان ایجاد می‌کند که حتی در مواقع بحرانی، تجارت شما تضرر نمی‌بیند.

در قراردادهای مرتبط با حوزه‌های تخصصی و انتقال تکنولوژی، ضروری است که یک بند محرمانگی بین طرفین درباره اطلاعات مورد تبادل در حین مذاکرات منعقد گردد. این بند محرمانگی می‌تواند جزء بندهای اصلی قرارداد قرار گیرد یا به عنوان یک قرارداد جداگانه منعقد شود. در این نوع قراردادها، محدوده اطلاعات محرمانه و مدت زمان محرمانگی باید با دقت درج شود. این اقدام به حفظ محرمیت اطلاعات و تضمین عدم انتشار غیرمجاز آنها کمک می‌کند.

مبانی حقوقی برای تضمین حقوق و تعهدات و رعایت قوانین

آگاهی از قوانین و رعایت آنها، از دست دادن احتمالی و خسارات را کاهش می‌دهد.

در قراردادها، اطمینان از رعایت قوانین و مقررات حقوقی امری اساسی است. برای این منظور، لازم است در قراردادها به وضوح و با دقت مواد و بندهایی درج شود که تضمین کننده رعایت قوانین مربوطه باشند. این بندها ممکن است شامل تعهدات طرفین به اجرای قوانین ملی و بین‌المللی، رفع هرگونه تعارض حاصل از قوانین و مقررات، و تعهد به هماهنگی با تغییرات قوانین مربوطه باشند. این تدابیر باعث می‌شود که قراردادها در چارچوب قوانین باشند و از هرگونه ابهام یا تعلل در اجرای آنها جلوگیری گردد. از این راه، اطمینان حاصل می‌شود که تمامی طرفین به صورت قانونی و در چارچوب مقررات حقوقی اقدامات خود را انجام می‌دهند. رعایت این موارد تماما جزیی از اصول نگارش قراردادها است.

ماده فسخ: برنامه‌ریزی برای شرایط استثنایی

شرایطی را که ممکن است به فسخ قرارداد منجر شوند، به دقت بررسی کرده و ماده فسخ را به شکلی طراحی کنید که حقوق هر طرف محفوظ باشد.

در هر قرارداد، شرایط فسخ یک جنبه حیاتی را شکل می‌دهند. تعیین بندهای مورد نیاز در قرارداد برای فسخ آن امری حیاتی است تا اطمینان حاصل شود که در صورت لزوم، روند فسخ به درستی پیش می‌رود. در این بندها، مواردی چون شرایط و شروط فسخ، دلایل مشروع فسخ، مهلت‌ها و اقدامات لازم برای اطلاع رسانی قبل از فسخ و تبیین تبعات مالی و حقوقی در صورت فسخ قرارداد باید به دقت شرح داده شوند. این اقدام به جلوگیری از ابهامات و اختلافات در زمان فسخ و ایجاد شفافیت برای هر دو طرف در مسیر اتمام قرارداد کمک می‌کند. از این رو، تعیین بندهای مرتبط با شرایط فسخ به عنوان یک بخش حیاتی در هر قرارداد ضروری است. این مورد یکی از مهمترین اصول نگارش قراردادها است.

نکات مذاکره برای قراردادهای Win-Win

چطور می‌توان بهترین مذاکرات را انجام داد؟ نکاتی که به طرفین امکان می‌دهد تا در مذاکرات به نتایج مثبت و منصفانه دست یابند.

در قراردادهای برد-برد، مذاکرات یک نقش بسیار حیاتی ایفا می‌کنند. این نوع قراردادها با هدف ایجاد پیشرفت مشترک بین طرفین منعقد می‌شوند. در مرحله مذاکرات، اهمیت به ایجاد یک توافق متوازن و معقول بین هر دو طرف داده می‌شود.

برای رسیدن به قرارداد برد-برد، مهارت‌های مذاکره مؤثر اساسی است. در این مرحله، اهمیت به شناخت نیازها و توقعات هر طرف، ایجاد ارتباط مثبت، و پیدا کردن نقاط هماهنگ برای تعهدات مشترک قائل شدن دارد.

ترکیب انعطاف‌پذیری و شفافیت در مذاکرات، موجب ایجاد یک قرارداد پایدار و برد-برد می‌شود. مهارت در ارتباط باطرفین، تدارک به مواجهه با چالش‌ها و یافتن راهکارهای مشترک از جمله عوامل کلیدی در ایجاد قراردادهای مثبت و بازده است.

بازبینی و بازنگری: فرآیند مداوم

پس از امضای قرارداد، بازبینی دوره‌ای و بازنگری ضروری است تا همیشه با تغییرات حقوقی و تجاری همگام باشید.

نتیجه‌گیری: نقشه جاده به قراردادهای موفق

به عنوان یک کسب‌وکار، نگارش قراردادهای موثر برای تضمین موفقیت یکی از چالش‌های اصلی است. با دنبال کردن اصول ابتدایی تا به نکات پیشرفته‌تر، می‌توانید به بهترین شکل از تجارت خود بهره‌مند شوید.

استفاده از راهکار یکپارچه پیمانه

همان‌طور که در مقاله اشاره شد، مدیریت قراردادها یک ابزار قدرتمند برای مدیریت و نظارت بر قراردادها است. این ابزارها به بهره‌وری، امنیت، و دقت در مدیریت مزایدات و برگزاری آنها و همچنین اجرای صحیح قوانین برگزاری مزایدات کمک می‌کنند و برای انواع کسب‌وکارها و افرادی کارآمد هستند. از طریق انتخاب مناسب‌ترین نرم افزار مدیریت مزایدات و تشکیل تیم مدیریت، می‌توانید از این ابزار بهره‌وری بیشتری داشته باشید.

استفاده از نرم افزار راهکار یکپارچه پیمانه به شما این امکان را می دهد تا تمام نیاز های مدیریت مناقصات و معاملات خود را از شروع مناقصه ،مزایده یا معامله ، تا پایان آن به طور کامل رهگیری و پایش کنید.

پیشنهاد راهکار یکپارچه پیمانه برای شما

در پایان ، پیشنهاد ما استفاده از نرم افزار راهکار یکپارچه پیمانه است. با راهکار یکپارچه پیمانه اجرای فرایندهای معاملاتی و قراردادی فقط با استقرار یک نرم افزار در اختیار شما خواهد بود.

پرسش‌های متداول

1. آیا یک قرارداد تجاری باید حتماً توسط یک وکیل تدوین شود؟

بله، توصیه می‌شود. یک وکیل متخصص به شما کمک می‌کند تا از هر گونه نقض قانونی جلوگیری کنید.

2. چگونه می‌توانم از اطمینان حاصل کنم که قراردادم کامل و جامع است؟

با دقت هر شرط و شرایط را بررسی کنید، اصول نگارش قراردادها را رعایت کنید و از وضوح زبان و ابهام‌زدایی اطمینان حاصل کنید.

3. چگونه می‌توانم از ریسک‌های مرتبط با پرداخت‌ها پیشگیری کنم؟

استفاده از تعهدات و شرایط مالی واضح به شما کمک خواهد کرد تا از ریسک‌های مالی محافظت کنید.

4. آیا می‌توانم قرارداد را در حین اجرا تغییر دهم؟

بله، اما هر تغییر باید با رضایت هر دو طرف صورت گیرد و به دقت ثبت شود.

5. آیا می‌توانم از قالب‌های آماده برای نگارش قراردادها استفاده کنم؟

بله، اما حتماً باید آنها را به شرایط خاص کسب‌وکار خود تنظیم کنید.