خرید و تامین تدارکات دو مفهوم مهم در هر پروژه‌ای هستند. اما آیا واقعاً می‌دانید چه تفاوت‌هایی بین این دو وجود دارد؟
مدیریت تدارکات و خرید یکی از بخش های مهم در موفقیت هر پروژه به شمار می‌رود. به طور معمول، شرکت‌ها بخش قابل توجهی از درآمدهای خود را به منظور تهیه محصولات یا خدمات مصرف می‌کنند تا فعالیت‌های تجاری خود را ادامه دهند؛ از همین رو، روش‌های استراتژیکی را استفاده می کنند تا ارزش خریدهای خود را بالا ببرند و کسب و کار خود را گسترده کنند. این فرایند استراتژیک به‌عنوان تهیه و تدارکات شناخته می‌شود. اما برخی از افراد ممکن است با تفاوت خرید و تدارکات در پروژه آشنا نباشند. در این مقاله، به بررسی و توضیح این دو مفهوم و تفاوت خرید و تدارکات در محیط پروژه خواهیم پرداخت.
جدول مطالب
- 1 مفهوم خرید در پروژه:
- 2 تامین تدارکات در پروژه:
- 3 تدارکات چیست؟
- 4 تفاوت بین خرید و تامین: چیزی بیشتر از معامله
- 5 مقایسه مراحل خرید و تامین تدارکات
- 6 تفاوت میان خرید و تدارکات
- 7 انواع تدارکات
- 8 مزایا و معایب هر روش
- 9 اهمیت تامین موثر
- 10 عوامل تأثیرگذار بر تصمیمات خرید
- 11 مدیریت ریسک در تامین ، ضمانت کیفیت در خرید
- 12 نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات
- 13 استفاده از راهکار یکپارچه پیمانه
- 14 نتیجه‌گیری
- 15 پرسش‌های متداول
مفهوم خرید در پروژه:
خرید به معنای پرداخت وجه برای دریافت کالا یا خدمات مورد نیاز است. این می‌تواند معامله‌ای ساده و مستقیم باشد که در آن شما پول را به عوض یک محصول یا خدمات می‌دهید.
در پروژه، خرید به تمام فعالیت‌ها و کارهایی اشاره دارد که برای تهیه کالاها یا خدمات مورد نیاز پروژه انجام می‌شود. در این فرآیند، تعیین نیازها، ارزیابی تأمین‌کنندگان، مذاکره و بستن قراردادها و تحویل کالاها یا خدمات انجام می‌شود. مسئولیت‌های اصلی در این روند بر عهده بخش خرید و تأمین است.
مراحل خرید در پروژه‌ها شامل تحلیل نیازها، انتخاب تامین‌کننده و بررسی و انتخاب محصول یا خدمات مورد نیاز است. در این مراحل، توجه به انتخاب بهترین تامین‌کننده و محصول با کیفیت و قیمت مناسب امری حیاتی است.
تامین تدارکات در پروژه:
تامین یعنی فراهم کردن منابع مورد نیاز برای انجام یک پروژه. این شامل برنامه‌ریزی، پیدا کردن منابع، مذاکره با تامین‌کنندگان و در نهایت تامین کالاها و خدمات مورد نیاز برای انجام کار است.
تامین تدارکات در پروژه اغلب به فرآیند یا کارهایی نگاه دارد که در آن منابع مورد نیاز برای پروژه از منابع بیرونی یا درونی تأمین می‌شود. این فرآیند شامل ارزیابی نیازها، انتخاب تأمین‌کنندگان، مذاکره قراردادها و تأمین منابع است. در واقع، تامین تدارکات به گستره‌ای از فعالیت‌ها اشاره دارد که برای فراهم کردن منابع مورد نیاز برای پروژه صورت می‌گیرد.
بر عکس خرید، تامین تدارکات نیازمند برنامه‌ریزی و طراحی سیستم تامین، جستجو و انتخاب تامین‌کننده‌های مناسب و بررسی و انتخاب بهترین پیشنهاد است. این فرآیند مستلزم همکاری موثر بین اعضای تیم پروژه و تامین‌کنندگان است.
تدارکات چیست؟
تدارکات فرآیندی است که شامل خرید محصولات یا خدمات از یک منبع خارجی است که برای استفاده‌های تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. اغلب استفاده از آن با حوزه‌های تجاری و کسب و کار مرتبط است، زیرا شرکت‌ها برای انجام فعالیت‌های تجاری خود (که معمولاً به صورت گسترده انجام می‌شود) به خرید محصولات یا درخواست خدمات نیاز دارند.
فرآیند خرید و تدارکات به وجود می‌آورد که خریدهای شرکت به صورت منصفانه و رقابتی انجام شود و در عین حال، بهترین قیمت‌های ممکن و موجود در بازار را پوشش دهد. با توجه به بهره‌وری‌هایی که در یک فرآیند خرید رسمی به وجود می‌آید، تدارکات نقشی اساسی در ساختار مدیریتی کل شرکت دارد. برخی از مسائل مهم در ترازنامه و جریان وجوه نقد یک شرکت با خرید و تدارکات، مانند نگهداری محصولات موجود و لوازم خریداری‌شده برای مدت طولانی، ارتباط دارد.
تفاوت بین خرید و تامین: چیزی بیشتر از معامله
تفاوت اصلی بین خرید و تامین در دیدگاه و رویکرد آنهاست. در حالی که خرید فقط یک فعالیت معاملاتی است که بر روی دریافت کالاهای خاص تمرکز دارد، تامین یک فرآیند استراتژیک است که بر بهینه‌سازی کل زنجیره تامین تمرکز دارد.
عملیاتی که در خرید در پروژه انجام می شود، به طور کلی به تهیه کالاها یا خدمات مورد نیاز می انجامد. این شامل مواد اولیه، تجهیزات، نرم‌افزارها، خدمات حمل و نقل و سایر موارد می‌شود.
اما در تامین تدارکات این فعالیت ها شامل ایجاد تمامی منابع مورد نیاز برای پروژه است، از جمله نیروی انسانی، مواد مصرفی، تجهیزات، مالیات و حتی مواد مصرفی مانند محصولات غذایی و مواد بهداشتی.
تفاوت در رویکرد:
در فرآیند خرید، ما شاهد این هستیم که تمرکز بیشتر بر روی انتخاب و تهیه خدمات و کالاها است. هدف اصلی در اینجا تأمین نیازهای موجود است. اما در تامین تدارکات، تمرکز بر روی فراهم کردن تمامی منابع مورد نیاز برای پروژه است، از جمله ایجاد ساختارها و فرآیندهایی برای مدیریت نیازهای آتی، که در ادامه به آنها توضیح خواهیم داد.
مقایسه مراحل خرید و تامین تدارکات
مراحل خرید
در فرآیند تدارکات، مراحل بسته به هدف و نیازهای شغلی متفاوت می‌باشند. معمولاً، این فرآیند شامل موارد زیر است:
- شناسایی نیازهای کالاها و خدمات: در این مرحله، ابتدا نیازمندی‌های محصولات یا خدمات مورد نیاز شناسایی می‌شود.
- یافتن تأمین‌کنندگان: پس از شناسایی نیازهای شرکت، به دنبال یافتن تأمین‌کنندگان مناسب برای محصولات یا خدمات هستیم.
- درخواست اطلاعات فروش و برآورد قیمت‌ها: این مرحله شامل درخواست اطلاعات فروش و قیمت‌گذاری محصولات یا خدمات از تأمین‌کنندگان است.
- ارزیابی مناقصه: پس از انتخاب تأمین‌کنندگان، ارزیابی مناقصه و اطلاعات مربوط به کیفیت، زمان، و هزینه‌ها انجام می‌شود.
- توافق درمورد شرایط و ضوابط: در این مرحله، شرایط و ضوابط قرارداد با تأمین‌کنندگان مورد بحث و توافق قرار می‌گیرد.
- تهیه، تنظیم و دریافت محصولات یا خدمات: در این مرحله، محصولات یا خدمات تأمین‌شده توسط تأمین‌کنندگان تهیه، تنظیم و دریافت می‌شود.
- مدیریت تضمین کیفیت: نهایتاً، مراقبت از تضمین کیفیت محصولات یا خدمات ارائه شده توسط تأمین‌کنندگان انجام می‌شود.
مراحل تامین تدارکات
خرید، بخشی از فرآیند تدارکات است که به طور عمده به خرید محصولات یا خدمات اشاره دارد. این فرایند شامل مراحل زیر می‌شود:
- صدور تأیید سفارش خرید (POA): در این مرحله، تأمین‌کننده، به عنوان خریدار، برای تأیید دریافت سفارش خرید (POA)، یک صدور تأیید سفارش خرید (POA) را صادر می‌کند. POA به تأمین‌کنندگان اجازه می‌دهد تا در صورتی که تغییراتی در سفارش خرید خریدار ایجاد شود، بازخوردهای خود را اعلام کنند.
- صدور قرارداد حمل پیش از موعد (ASN): در این مرحله، تأمین‌کننده اعلان حمل پیش از موعد (ASN) را ارسال می‌کند که شامل اطلاعات دقیق مربوط به تحویل‌های در‌صف‌انتظار است.
- صدور رسید کالا: پس از رسیدن محموله به محل خریدار، مراحل دریافت کالا آغاز می‌شود که شامل بررسی انطباق کالاها با سفارش، بررسی سالم بودن و صدمه نخوردن به کالاها است.
- صورت‌حساب (فاکتور کردن): تأمین‌کننده برای خریدار فاکتوری صادر می‌کند که سندی است برای ایجاد تعهد نسبت به پرداخت از سوی خریدار.
- تطبیق سه‌طرفه: این روش برای تأیید و تصدیق اعتبار فاکتور تأمین‌کننده استفاده می‌شود.
-
فرایند پرداخت: پس از تأیید نهایی فاکتور، پرداخت به تأمین‌کننده انجام می‌شود، که می‌تواند به صورت نقدی، از طریق چک یا کارت اعتباری، یا انتقال آنلاین شخص ثالث باشد.
تفاوت میان خرید و تدارکات
تفاوت میان خرید و تدارکات در این است که خریدکردن یک معامله است که برای دریافت محصولات یا خدمات انجام می‌شود، در حالی که تدارکات یک فرآیند استراتژیک است که بر روی تأمین کالاها یا خدمات، از جمله تحقیق، مذاکره و برنامه‌ریزی تمرکز دارد؛ این در حالی است که در خریدکردن، تمرکز بر نحوه‌ی سفارش و خرید محصولات یا خدمات، از جمله ارسال سفارش‌های خرید و تسویه حساب پرداخت‌ها قرار می‌گیرد.
انواع تدارکات
به طور کلی دو نوع تدارکات وجود دارد: 1-مستقیم 2-غیرمستقیم. هر کدام از این دو نوع، نقش مهمی در عملیات شرکت‌ها . سازمان ها دارند.
تدارکات مستقیم:
این فرآیند شامل خرید مواد اولیه، اجزا و خدماتی است که شرکت‌ها برای تولید کالا یا محصولاتشان از آنها استفاده می‌کنند؛ به عنوان مثال، شرکت‌های تولیدکننده اتومبیل برای ساخت کامل یک وسیله نقلیه، به طیف گسترده‌ای از قطعات نیاز دارند و از تمام این قطعات در ساخت مستقیم وسیله نقلیه استفاده می‌کنند.
تدارکات غیرمستقیم:
این فرآیند شامل خرید محصولاتی است که فعالیت‌های روزانه یک شرکت را پشتیبانی می‌کنند. این نوع محصولات شامل مواردی مانند تمیزکننده‌ها، لوازم اداری و نرم‌افزارهای پشتیبانی می‌شود. این محصولات به طور غیرمستقیم به عملکردهای تجاری شرکت کمک می‌کنند.
نسبت تدارکات مستقیم و غیرمستقیم معمولاً بسته به صنعت، تجارت و فعالیت‌های شرکت‌ها متفاوت است. برخی از صنایع مانند صنایع تولیدی، بیشتر به تدارکات مستقیم وابسته‌اند، در حالی که شرکت‌های خدماتی بیشتر به تدارکات غیرمستقیم متمرکز هستند.
مزایا و معایب هر روش
خرید مستقیم به سرعت و سادگی اجرایی معروف است، اما تامین تدارکات امکان انجام مطالعات مشخص‌تری را فراهم می‌کند و از نظر اقتصادی ممکن است هزینه‌های کمتری را به دنبال داشته باشد.
در هر دو روش خرید و تامین تدارکات، وظایف و تعهدات مختلفی وجود دارد که باید توسط اعضای تیم پروژه و تامین‌کنندگان رعایت شود. این شامل ارائه اطلاعات دقیق، انجام به موقع تعهدات و رعایت قوانین و مقررات است. همچنین در هریک از مراحل خرید و تامین تدارکات، چالش‌های مختلفی وجود دارد که نیازمند راهکارهای مناسب برای مقابله با آنها هستند. از جمله مشکلات ممکن می‌توان به تأخیر در تامین، انتخاب نادرست تامین‌کننده و محصول، و همچنین افزایش هزینه‌ها اشاره کرد.
اهمیت تامین موثر
تامین موثر برای موفقیت هر پروژه حیاتی است. این اطمینان می‌دهد که منابع لازم در زمان مورد نیاز، با بهترین قیمت ممکن و بدون کاهش کیفیت یا پایداری موجود باشند.
برای بهینه‌سازی فرآیند تامین، سازمان‌ها می‌توانند استراتژی‌های مختلفی را پیاده‌سازی کنند از جمله مدیریت تامین‌کننده، مذاکره قراردادها، منابع مورد نیاز را به دقت انتخاب کنند و بهینه‌سازی زنجیره تامین را ایجاد کنند.
عوامل تأثیرگذار بر تصمیمات خرید
چندین عامل بر تصمیمات خرید تأثیر می‌گذارند از جمله قیمت، کیفیت، دسترسی و شهرت تامین‌کننده. خریداران باید این عوامل را به دقت ارزیابی کنند تا تصمیمات مطلوبی اتخاذ کنند.
مدیریت ریسک در تامین ، ضمانت کیفیت در خرید
هزینه یک نگرانی مهم در تصمیمات خرید است. در حالی که خریداران سعی در کم کردن هزینه‌ها دارند، باید همچنین هزینه کل مالکیت را در نظر بگیرند.
تامین با خطراتی همچون شکست تامین‌کننده، تأخیر در تحویل، مسائل کیفیت و نوسانات قیمت روبرو است. استراتژی‌های مدیریت ریسک موثر می‌توانند به کاهش این خطرات کمک کنند.
تضمین کیفیت در خرید امری حیاتی است. خریداران باید استانداردهای کیفیت کالا یا خدمات مورد نظر خود را بررسی کنند تا از وجود عیوب، مشکلات عملکرد یا موارد ایمنی جلوگیری کنند.
نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات
نرم افزار خرید و تدارکات به منظور پوشش فرآیند های خرید کالا شامل خرید های جزء ، متوسط و عمده ، از زمان دریافت یا ثبت درخواست خرید (indent) تا پایان تعیین خریدار و مدیریت تاییدات و اقدامات واحدهای اجرایی در این فرآیند ، طراحی گردیده است. در نرم افزار خرید و تدارکات ماژول گردش کار جهت مدیریت اقدامات در فرآیند خرید کالا ، تعریف واحدهای اجرایی فرآیند ، تعیین آخرین وضعیت خرید و مدیریت تاییدات و اقدامات با قابلیت متنوع امکان پذیر می باشد . همچنین امکان ارائه گزارشات و آمارهای مدیریتی از مراحل مختلف فرآیند در نرم افزار خرید و تدارکات فراهم می باشد .
استفاده از راهکار یکپارچه پیمانه
با توجه به اهمیت تدارکات در پروژه‌ها، انتخاب درست بین خرید و تامین تدارکات امری حیاتی است. هرکدام از این روش‌ها مزایا و معایب خود را دارند که باید با دقت و توجه به شرایط و نیازهای پروژه مورد بررسی قرار گیرد.
نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات یک ابزار قدرتمند برای مدیریت فرآیند خرید و تامین تدارکات است. این ابزارها به بهره‌وری، امنیت، و دقت در مدیریت مناقصات کمک می‌کنند و برای انواع کسب‌وکارها و افرادی کارآمد هستند. از طریق انتخاب مناسب‌ترین نرم افزار و تشکیل تیم مدیریت، می‌توانید از این ابزار بهره‌وری بیشتری داشته باشید.
استفاده از نرم افزار راهکار یکپارچه پیمانه به شما این امکان را می دهد تا تمام نیاز های مدیریت مناقصات و معاملات خود را از شروع مناقصه یا معامله ، تا پایان آن به طور کامل رهگیری و پایش کنید.
پیشنهاد راهکار یکپارچه پیمانه برای شما
در پایان ، پیشنهاد ما استفاده از نرم افزار راهکار یکپارچه پیمانه است. با راهکار یکپارچه پیمانه اجرای فرایندهای معاملاتی و قراردادی فقط با استقرار یک نرم افزار در اختیار شما خواهد بود.
نتیجه‌گیری
در نتیجه، می‌توان گفت که معنای خرید و تامین تدارکات در یک پروژه با یکدیگر متفاوت است. در حالی که خرید یک فعالیت معاملاتی است که بر روی دریافت کالاهای خاص تمرکز دارد، تامین یک فرآیند استراتژیک است که بر بهینه‌سازی کل زنجیره تامین تمرکز دارد.
پرسش‌های متداول
۱. تفاوت اصلی بین خرید و تامین چیست؟ تفاوت اصلی در دیدگاه و رویکرد آنهاست. خرید فقط یک فعالیت معاملاتی است که بر روی دریافت کالاهای خاص تمرکز دارد، در حالی که تامین یک فرآیند استراتژیک است که بر بهینه‌سازی کل زنجیره تامین تمرکز دارد.
۲. چرا تامین موثر برای موفقیت پروژه مهم است؟ تامین موثر اطمینان می‌دهد که منابع مورد نیاز در زمان مورد نیاز، با بهترین قیمت ممکن و بدون کاهش کیفیت یا پایداری موجود باشند.
۳. عواملی که بر تصمیمات خرید تأثیر می‌گذارند چیست؟ عواملی از جمله قیمت، کیفیت، دسترسی و شهرت تامین‌کننده بر تصمیمات خرید تأثیر می‌گذارند.
۴. چگونه می‌توانید خطرات در تامین را مدیریت کنید؟ استراتژی‌های مدیریت ریسک موثر می‌توانند به کاهش خطراتی همچون شکست تامین‌کننده، تأخیر در تحویل و مشکلات کیفیت کمک کنند.
۵. چرا رویکردهای تامین پایدار اهمیت زیادی پیدا کرده‌اند؟ در دنیایی که از محیط زیست و اجتماعی آگاهی بیشتری بهره می‌برد، رویکردهای تامین پایدار به محبوبیت بیشتری دست پیدا کرده‌اند، زیرا سازمان‌ها عوامل محیطی و اجتماعی را در تصمیمات تامین خود در نظر می‌گیرند.
بدون دیدگاه