مدیریت قراردادها چیست؟ نرم‌افزار مدیریت قراردادها چه کمکی می کند؟

مدیریت قراردادها چیست؟

آیا تاکنون دربارهٔ دنیای پیچیدهٔ مدیریت قراردادها سوال کرده‌اید؟ بیایید به آنچه که دقیقاً شامل آن است و چرا برای کسب‌وکارها و سازمان‌ها اهمیت دارد، بپردازیم.

مدیریت قراردادها، به طور ساده، فرآیندی است که به مدیران کمک می‌کند تا قراردادهایشان را بهتر واقعیت‌مند کنترل کنند. در این مقاله، به بررسی این موضوع مهم خواهیم پرداخت و نحوه‌ی استفاده از نرم‌افزار مدیریت قراردادها را برای بهبود فرآیند مدیریت قراردادها مورد بررسی قرار خواهیم داد.

مدیریت قراردادها چیست؟

دقیقاً به چه چیزی اشاره می‌کنیم وقتی از مدیریت قراردادها صحبت می‌کنیم؟

“مدیریت قراردادها” به مرحله‌ای از فرآیند قراردادی اشاره دارد که پس از امضای قرارداد و شروع اجرا آن اتفاق می‌افتد. در این مرحله، تلاش می‌شود تا شرایط و شروط موجود در قرارداد رعایت شده و تمامی تعهدات قراردادی به درستی انجام شود.

در طول مدیریت قرارداد، امکان وجود دارد که شرایط قرارداد تغییر کند و نیاز به اصلاحاتی باشد. اینجا، تیم مدیریت قرارداد باید به نزدیکی با طرف مقابل توجه داشته باشد تا بهترین راه حل برای همه طرف‌ها پیدا شود و قرارداد اصلاح یابد یا در صورت لزوم فرصت‌های دیگری برای همکاری مورد نظر قرار گیرد.

بنابراین، انتظار می‌رود که مدیران قرارداد در صورتی که در تیم‌های مجزا در یک شرکت فعالیت می‌کنند، ارتباط نزدیک و مستمری با یکدیگر داشته باشند.

مدیریت قرارداد یا مدیریت چرخه عمر قرارداد، فرآیندی است که از زمان ایجاد قرارداد تا اجرا و در نهایت خاتمه یا تمدید آن را شامل می‌شود.

اهمیت مدیریت قراردادها

چرا مدیریت قراردادها به این اندازه مهم است؟

تصور کنید یک کسب‌وکار بدون قرارداد؛ این مانند یک کشتی بدون کاپیتان است. قراردادها چارچوبی را برای روابط تجاری فراهم می‌کنند که حقوق، مسئولیت‌ها و انتظارات را مشخص می‌کند. مدیریت قراردادها موجب اطمینان از اجرای قراردادها، کاهش ریسک و ایجاد اعتماد بین اطراف می‌شود.

اجزای کلیدی مدیریت قراردادها

مدیریت قراردادها شامل عناصر مختلفی از جمله ایجاد قرارداد، مذاکره، تأیید، اجرا و تجزیه و تحلیل است. هر مرحله نیازمند توجه دقیق به جزئیات است تا از وقوع سوءتفاهم و اختلافات در آینده جلوگیری شود.

چرخهٔ عمر قرارداد

چرخهٔ عمر قرارداد از شروع تا تجدید یا لغو می‌رسد. این شامل نگارش، بررسی، مذاکره، امضا، نظارت بر عملکرد و در نهایت بستن می‌شود. هر مرحله نیازمند مدیریت دقیق است تا نتایج بهینه را به دست آورده و ریسک‌ها را کم کند.

مراحل مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM) چیست؟

چرخه عمر قرارداد می‌تواند به دو بخش مجزا تقسیم شود: قبل از امضا و پس از امضا، هر کدام با چالش‌ها و مسئولیت‌های خاص خود روبه‌رو هستند.

قبل از امضا:

• شروع قرارداد: در این مرحله، نیاز به شناسایی قرارداد و آغاز چرخه عمر قرارداد است. مثلاً شما ممکن است در حال شروع همکاری با یک تامین‌کننده جدید باشید و نیاز به قراردادی برای تنظیم شرایط رابطه تجاری داشته باشید.
• نگارش: در این مرحله، قرارداد باید نوشته شود. این مرحله بیشتر شبیه یک پیش‌نویس خشن است تا محصول نهایی. نوشتن قرارداد با دست ممکن است زمان‌بر و پر از زحمت باشد.
• مذاکره: در این مرحله، هر دو طرف باید پیش‌نویس پیشنهادی را بررسی کنند و هر تغییری که نیاز است اعمال شود را مورد بحث قرار دهند. برای اطمینان از اینکه هر طرف حق بهینه‌ای را کسب می‌کند، باید درباره بندهای خاصی مذاکره شود.
• ویرایش: پس از اتمام مذاکرات، زمان ویرایش نهایی آن فرا می‌رسد. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت قرارداد در این مرحله با ردیابی تغییرات و مقایسه آسان بین نسخه‌ها واقعاً مفید است.
• تأیید: این مرحله معمولاً بیشترین گلوگاه‌ها را دارد. برای اجرای موثر روند تأیید، نیاز به یک فرآیند روشن و یک سری از گردش کارها است. استفاده از قراردادها و نرم‌افزارهای اتوماسیون گردش کار می‌تواند در این مرحله به شدت کمک کند.

پس از امضا:

• اجرا: هم اکنون که قرارداد امضا شده است، زمان آغاز اجرای توافق فرا رسیده است. اما اگر این فرآیند به صورت دستی انجام شود، ممکن است با ریسک‌ها و فرصت‌های از دست رفته مواجه شوید. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت قرارداد به شما این امکان را می‌دهد که بندهای مخاطره‌آمیز یا فرصت‌های ارزشمندتری را شناسایی کنید.
• ردیابی: ردیابی عملکرد در طول چرخه عمر قرارداد بسیار حیاتی است، نه تنها برای اطمینان از انطباق و دریافت بیشترین ارزش ممکن، بلکه برای اطمینان از اینکه آیا قرارداد ارزش تمدید یا فسخ دارد یا خیر.
• حسابرسی: گاهی اوقات، نیاز به یک ممیزی کامل از تمام قراردادهای باز یا اخیراً بسته شده وجود دارد. این به شما نگاهی عمیق به عملکرد قرارداد، بندهای باز و مراحل بعدیتان می‌دهد.
• گزارش: ردیابی داده‌ها یک چیز است، اما بدون داشتن یک داشبورد یا مخزن مرکزی و شهودی، خواندن و تجزیه و تحلیل داده‌ها دشوار خواهد بود.
• تمدید: در طول چرخه عمر قرارداد، ممکن است نیاز به تمدید داشته باشید. در این مرحله، تصمیم‌گیری برای تمدید، مذاکره مجدد یا فسخ قرارداد مطرح می‌شود. با استفاده از گردش‌های کاری خودکار، همیشه می‌توانید انقضای آتی قراردادها را دنبال کنید و از فرصت‌های تجدید بهره‌مند شوید.

۳ گام در چرخه حیات مدیریت قراردادها:

1. ثبت عملکرد و شاخص‌های کلیدی: در این گام، عملکرد قراردادها و شاخص‌های کلیدی آنها ثبت می‌شود. این شامل بررسی اینکه آیا قراردادها به طور صحیح اجرا شده‌اند و آیا شاخص‌های کلیدی که تعیین شده‌اند، به درستی محقق شده‌اند یا خیر. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند تا از عملکرد قراردادها آگاه شوند و در صورت نیاز، تصمیمات مناسبی را اتخاذ کنند.
2. بررسی مشکلات و خطاهای احتمالی: در این مرحله، مشکلات و خطاهای احتمالی در اجرای قراردادها بررسی می‌شوند. این شامل تشخیص مسائلی مانند عدم رضایت طرفین، تاخیر در انجام تعهدات، یا هر گونه ایرادات و نقص‌هایی است که ممکن است به وجود آمده باشند. این بررسی به مدیران امکان می‌دهد تا به موقع اقدامات اصلاحی را انجام دهند و از پیشرفت صحیح در اجرای قراردادها اطمینان حاصل کنند.
3. بایگانی اطلاعات ضروری برای استفاده در آینده: در این گام، اطلاعات مربوط به قراردادها و اجرای آنها بایگانی می‌شود. این شامل ثبت اسناد، مکاتبات، گزارش‌ها و هر نوع اطلاعات دیگری است که برای استفاده در آینده مورد نیاز است. این اطلاعات بایگانی شده می‌توانند به عنوان مرجعی برای ارزیابی عملکرد گذشته، حل اختلافات و تصمیم‌گیری‌های آینده استفاده شوند و به افراد واجد شرایط کمک کنند تا از تجربیات گذشته استفاده مناسبی را برای مدیریت قراردادها در آینده داشته باشند.

چالش‌های موجود در مدیریت قراردادها

چالش‌هایی که در مدیریت قراردادها موجود است چیست؟

از پیگیری چندین قرارداد تا اطمینان از انطباق با تغییرات در مقررات، مدیریت قراردادها با چالش‌های خود همراه است. دیدگاه محدود، ارتباط ناکافی و فرآیندهای دستی می‌توانند بازدهی را کاهش دهند و احتمال خطاها را افزایش دهند.

مراحل مدیریت قرارداد

نیازسنجی

در چرخه حیات یک سازمان، بارها اتفاق می‌افتد که سازمان به یک محصول یا خدمت جدید نیاز دارد. در مرحله نیازسنجی، پیدا کردن یک روش کارا و شفاف که مبتنی بر قوانین و چهارچوب باشد ضروری است.

مذاکره

پس از نیازسنجی و پیدا کردن تامین‌کننده مناسب، روند مذاکره به درستی پیش می‌روید. در این مرحله، دو طرف باید به شرایطی توافق برسند که در نهایت به سود هردو طرف باشد و رضایت طرفین حاصل شود.

چرخه حیات یک قرارداد در مرحله مذاکره شامل:

• انتخاب تامین‌کننده مناسب
• تدوین پیش‌نویس قرارداد
• بازنگری متن قرارداد از نظر قانونی

امضا

پس از اتمام مذاکره و توافق طرفین، نوبت به امضای قرارداد است که حضور طرفین و امضای هردو طرف ضروری است.

شروع

در این مرحله، داده‌های اصلی و مهم قرارداد استخراج و مستندسازی می‌شود و هریک از نقضش‌ها و وظایف طرفین قرارداد مشخص می‌شود.

عملیاتی شدن

پس از مشخص شدن وظایف طرفین در مرحله شروع قرارداد، هر طرف وظایف خود را عملیاتی می‌کند و نظارت مستمر بر رعایت قوانین و مقررات قرارداد لازم است.

چرخه حیات مدیریت قرارداد در مرحله عملیاتی شدن شامل:

• ردگیری ملزومات اجرایی
• تهیه چک‌لیست برای ارزیابی عملکرد طرفین
• بازنگیری‌های دوره‌ای تجاری و مالی
• مدیریت ناسازگاری‌های احتمالی در قرارداد

تجدیدنظر

برای مدیریت بهتر قرارداد، هردو طرف نیازمند تجدیدنظر دوره‌ای در مورد برخی نکات مندرج در قرارداد هستند.

پایان

پس از پایان یافتن قرارداد، عملکرد و شاخص‌های کلیدی ثبت شده و مشکلات احتمالی بررسی شده و اطلاعات ضروری بایگانی می‌شوند.

مزایای مدیریت قراردادهای موثر

مدیریت قراردادهای موثر بهینه‌سازی عملیات، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری را به ارمغان می‌آورد. این از شفافیت، مسئولیت‌پذیری و تصمیم‌گیری بهتر استفاده می‌کند و باعث ایجاد روابط قوی با مشتریان، تامین‌کنندگان و سهامداران می‌شود.

نقش فناوری در مدیریت قراردادها

فناوری نقش مهمی در خودکارسازی فرآیندهای قراردادی، بهبود دقت و تسریع در کارها دارد. نرم‌افزارهای مدیریت قرارداد امکان ذخیره سنترالیزه سند، پیگیری در زمان واقعی و گزارش‌دهی سفارشی‌سازی شده را فراهم می‌کند و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا قراردادها را به صورت موثرتری مدیریت کنند.

بهترین روش‌ها برای مدیریت قراردادها

اجرای قالب‌های استاندارد، ایجاد جریان کار تأیید شده، و انجام بازرسی‌های منظم از بهترین روش‌هایی هستند که نیاز به مدیریت دارند. علاوه بر این، ترویج همکاری بین بخش‌های حقوقی، تأمین و مالی اطمینان از هماهنگی و کاهش موانع را فراهم می‌آورد.

مدیریت قراردادها در صنایع مختلف

چه در شرکت‌های کوچک و چه در شرکت‌های بزرگ، مدیریت قراردادها اهمیت بسیاری دارد. اما، در شرکت‌های بزرگ معمولاً فرآیندها و قراردادهای پیچیده‌تری وجود دارد که نیازمند نرم‌افزارهای قدرتمندتری برای مدیریت آنها هستند.

هرچند اصول مدیریت قراردادها ثابت است، اما نیازهای خاص صنایع ممکن است متفاوت باشد. به عنوان مثال، سازمان‌های بهداشتی باید با چارچوب‌های تنظیمی پیچیده مبارزه کنند، در حالی که شرکت‌های ساختمانی بیشتر تمرکز خود را بر روی قراردادها و زمانبندی‌های پروژه‌های خود قرار می‌دهند.

چگونگی انتخاب بهترین نرم‌افزار مدیریت قراردادها

برای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت قراردادها، لازم است که نیازهای خاص سازمان را شناسایی کرده و سپس مقایسه و ارزیابی نرم‌افزارهای مختلف بر اساس این نیازها انجام شود. همچنین، انجام آزمون و دموها می‌تواند در فرآیند انتخاب کمک موثری باشد.

برای درک بهتر این موضوع به مقاله چرا نرم افزار مدیریت قراردادها مراجعه کنید.

عوامل موثر در انتخاب نرم‌افزار مدیریت قراردادها

• قابلیت‌های نرم‌افزار: باید قابلیت‌های مهمی مانند سادگی استفاده، امکانات گزارش‌گیری، و امنیت را در نظر گرفت.
• هزینه: بودجه موجود برای خرید و پشتیبانی از نرم‌افزار نیز مهم است.
• سازگاری: نرم‌افزار باید با سیستم‌ها و فرآیندهای موجود در سازمان سازگار باشد.

تاثیر و کاربرد نرم افزار مدیریت قراردادها در سازمان‌ها

نرم افزار مدیریت قراردادها (CMS) با اتوماسیون فعالیت‌هایی مانند ذخیره‌سازی اسناد، ردیابی تاریخچه قرارداد و مدیریت وظایف به بهبود و افزایش کارایی مدیریت قراردادها در سازمان‌ها کمک می‌کند. در زیر به برخی از تاثیرات و کاربردهای این نرم افزار در سازمان‌ها اشاره می‌شود:

• جلوگیری از اتلاف وقت و صرفه‌جویی در زمان:
• کاهش ریسک قرارداد:
• کمک به تصمیم‌گیری‌های بهتر:
• ساده‌سازی روند ایجاد قرارداد:
• کمک به حل اختلافات طرفین قرارداد:
• کاهش هزینه‌ها:
• دفاع از منافع سازمان:
• نظارت و کنترل قراردادها:
• اجازه دسترسی به متخصصان امور قراردادها:
• ایجاد تصویر حرفه‌ای از سازمان در نظر طرف دیگر قرارداد.

کلام آخر:

یک نرم افزار مدیریت قرارداد موفق، برنامه ای است که عادلانه باشد و به تمام نیازهای کارکنان پاسخ دهد. شرکت نرم افزار سازان سپاهان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه نرم افزار، سامانه یکپارچه پیمانه را به شما ارائه می‌دهد. شما می‌توانید از طریق لینک‌های زیر، توضیحات جامع و کامل محصولات را مطالعه نموده و در صورت نیاز به ارسال درخواست دموی رایگان از این سامانه اقدام نمایید. کارشناسان ما در واحد فروش، آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما مشتریان گرامی در خصوص نحوه ارائه راهکار یکپارچه پیمانه، عقد قرارداد و سایر موارد مرتبط می‌باشند.

نرم افزار مدیریت قراردادها	نرم‌افزار مدیریت مناقصات	نرم افزار مدیریت مزایدات
نرم افزار خرید و تدارکات	نرم‌افزار تامین کنندگان	نرم افزار خرید خدمات مشاور

استفاده از نرم افزار راهکار یکپارچه پیمانه به شما این امکان را می دهد تا تمام نیاز های مدیریت مناقصات و معاملات خود را از شروع مناقصه یا معامله ، تا پایان آن به طور کامل رهگیری و پایش کنید.

 

پیشنهاد راهکار یکپارچه پیمانه برای شما

 

در پایان ، پیشنهاد ما استفاده از نرم افزار راهکار یکپارچه پیمانه است. با راهکار یکپارچه پیمانه اجرای فرایندهای معاملاتی و قراردادی فقط با استقرار یک نرم افزار در اختیار شما خواهد بود.

 

 

به طور خلاصه، مدیریت قراردادها به عنوان ستون فقرات عملیات موفق کسب‌وکارها عمل می‌کند. با درک ریزه‌کاری‌های آن و پذیرش بهترین روش‌ها، سازمان‌ها می‌توانند بازدهی بیشتری را فراهم آورند، ریسک‌ها را کاهش دهند و رشد پایدار را تسریع دهند.

پرسش‌های متداول (FAQs):

اهداف اصلی مدیریت قراردادها چیست؟ اهداف اصلی  شامل اطمینان از انطباق، کاهش ریسک و بهینه‌سازی نتایج برای همهٔ اطراف معنی‌دار است.

آیا استفاده از نرم‌افزار مدیریت قراردادها الزامی است؟ بله، استفاده از نرم‌افزار مدیریت قراردادها می‌تواند بهبود قابل توجهی در کنترل و مدیریت قراردادهای شما داشته باشد.

چگونه می‌توانم بهترین نرم‌افزار مدیریت قراردادها را انتخاب کنم؟ باید نیازهای خاص سازمان خود را شناسایی کرده و سپس نرم‌افزارهای مختلف را بر اساس این نیازها مقایسه و ارزیابی کنید.

چگونه مدیریت قراردادها با مدیریت قرارداد متفاوت است؟ هرچند مدیریت قرارداد تمام چرخهٔ عمر قرارداد را شامل می‌شود، اما مدیریت قرارداد به طور عمده بر روی فعالیت‌های پس از اجرا مانند نظارت بر انطباق و ارزیابی عملکرد تمرکز دارد.

چه چالش‌های متداولی در مدیریت قراردادها وجود دارد؟ چالش‌های متداول در مدیریت قراردادها شامل ارزیابی ناکافی ریسک، ارتباط ناکافی، عدم مشارکت سهام‌داران و وابستگی به فرآیندهای دستی می‌شود.

چه عواملی در انتخاب نرم‌افزار مدیریت قراردادها باید در نظر گرفته شود؟ قابلیت‌های نرم‌افزار، هزینه، و سازگاری با سیستم‌های موجود در سازمان از جمله عواملی هستند که باید در نظر گرفته شوند.

چگونه سازمان‌ها می‌توانند کارآیی مدیریت قراردادها را بهبود بخشند؟ سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از فناوری، اجرای فرآیندهای استاندارد، ترویج همکاری بین بخش‌ها و اجرای جلسات آموزشی منظم، کارآیی را بهبود بخشند.

نقش تخصص حقوقی در مدیریت قراردادها چیست؟ تخصص حقوقی در نگارش، بررسی و تفسیر قراردادها برای اطمینان از انطباق با الزامات قانونی و کاهش ریسک‌های حقوقی برای همهٔ اطراف ضروری است.