چرا باید از نرم افزار مدیریت قراردادها استفاده کنیم؟

بیایید تا با خواندن این مقاله به به اهمیت نرم افزار مدیریت قراردادها پی ببریم. قراردادها، عناصر مهمی در تعاملات تجاری و حتی زندگی روزمره ما هستند. از قراردادهای شغلی گرفته تا توافق‌نامه‌های شخصی، این اسناد حاکم بر تعهدات ما هستند. اما چگونه می‌توانیم از یک نرم افزار مدیریت قراردادها بهره‌وری ببریم و چرا این ابزارها اهمیت دارند؟ در این مقاله به دنبال پاسخ به این سوالات هستیم.

نرم افزار مدیریت قراردادها چیست؟

نرم افزار مدیریت قراردادها، یک ابزار تخصصی است که امکان مدیریت و نظارت بر قراردادها را فراهم می‌کند. این ابزار اطلاعات مربوط به قراردادها را در یک محیط دیجیتال جمع‌آوری می‌کند و به شما این امکان را می‌دهد تا به راحتی آن‌ها را مدیریت کنید.

چرا باید از نرم افزار مدیریت قراردادها استفاده کنیم؟

استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها به ما کمک می‌کند تا به تعهدات قراردادی خود دقت کنیم و به تعهدات موظف شویم. این ابزار از فرامین و تاریخ‌های اجرای قراردادها به ما یادآوری می‌کند و از از دست دادن اطلاعات مهم جلوگیری می‌کند.

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها

استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها برای ما این مزایا را ایجاد می کند:

• بهبود تطابق: این ابزار به ما کمک می‌کند تا به تعهدات قراردادی خود دقت کنیم و تضمین می‌کند که هیچ تاریخ اجرایی از دست نرود.
• کاهش خطا: با استفاده از این ابزار، اشتباهات انسانی در مدیریت قراردادها کاهش می‌یابد.
• بهبود بهره‌وری: نرم افزار مدیریت قراردادها به ما این امکان را می‌دهد تا به بهره‌وری در مدیریت قراردادها برسیم و وقت بیشتری برای امور مهم دیگر داشته باشیم.

چگونه یک نرم افزار مدیریت قراردادها انتخاب کنیم؟

انتخاب یک نرم افزار مدیریت قراردادها باید با دقت انجام شود. برای انتخاب بهترین ابزار، می‌توانید این موارد را در نظر بگیرید:

• سادگی و آسانی استفاده: نرم افزار باید ساده و آسان برای استفاده باشد تا همه کاربران بتوانند از آن بهره ببرند.
• امکانات گسترده: ابزار باید امکانات گسترده‌ای داشته باشد تا تمام نیازهای مدیریت قراردادها را پوشش دهد.
• قابلیت تهیه گزارش‌ها: امکان تهیه گزارش‌های مختلف از اطلاعات مدیریت قراردادها بسیار مفید است.

چه کسب‌وکارها و افرادی می‌توانند از نرم افزار مدیریت قراردادها بهره ببرند؟

نرم افزارهای مدیریت قراردادها برای انواع کسب‌وکارها و افرادی کارآمد هستند. از شرکت‌های بزرگ گرفته تا کارآفرینان و حتی افرادی که تعداد معدودی قرارداد دارند، از این ابزارها بهره‌مند می‌شوند.

نحوه پیاده‌سازی نرم افزار مدیریت قراردادها در کسب‌وکار

پیاده‌سازی نرم افزار مدیریت قراردادها در یک کسب‌وکار نیاز به برنامه‌ریزی دقیق دارد. این موارد را در نظر بگیرید:

• آموزش کارکنان: ارائه آموزش‌های لازم به کارکنان برای استفاده موثر از نرم افزار.
• انتخاب تیم مدیریت: تعیین یک تیم مسئول برای مدیریت قراردادها و نظارت بر اجرای آن‌ها.
• تعریف فرآیندها: تعیین فرآیندها و روال‌های مرتبط با مدیریت قراردادها.

مسائل حقوقی مرتبط با نرم افزار مدیریت قراردادها

استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها نیاز به رعایت مسائل حقوقی دارد. این ابزارها باید با مقررات و قوانین محلی و بین‌المللی سازگار باشند.

نقش نرم افزار مدیریت قراردادها در بهبود امنیت

نرم افزار مدیریت قراردادها به افزایش امنیت اطلاعات مرتبط با قراردادها کمک می‌کند. این ابزارها از رمزنگاری قوی استفاده می‌کنند و دسترسی به اطلاعات را محدود می‌کنند.

چگونه هزینه‌های ناشی از اشتباهات در مدیریت قراردادها را کاهش دهیم؟

اشتباهات در مدیریت قراردادها می‌توانند به تعهدات مالی و حقوقی آسیب بزنند. استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها کمک به کاهش این هزینه‌ها می‌کند.

نرم افزار مدیریت قراردادها و بهره‌وری سازمانی

نرم افزارهای مدیریت قراردادها به بهره‌وری سازمانی کمک می‌کنند. این ابزارها به بهبود فرآیندها و کاهش زمان صرف شده در مدیریت قراردادها کمک می‌کنند. اما در نبود یک نرم‌افزار مدیریت قراردادهای خوب و کارآمد، ما با چه مشکلات و مسائلی در خصوصو مدیریت قراردادها روبرو می‌شویم؟ البته برای هر بخش، می‌توان راه‌حل‌هایی را جداگانه یافت، اما چیزی که اهمیت زیادی دارد، یکپارچه بودن این سیستم است.

زمانی که شما برای مدیریت قراردادها از روش‌های مختلفی مانند اکسل یا نرم‌افزارهای رایگان و پولی مختلف ایرانی و خارجی استفاده می‌کنید، قطعاً از مزایایی که یک سیستم یکپارچه با کاربری بسیار ساده در اختیار شما قرار می‌دهد بهره‌مند نمی‌شوید. با ما باشید تا در ادامه به برخی از مواردی که در عدم نرم‌افزار با آن دست و پنجه می‌کنیم را بررسی نماییم. همچنین داشتن یک راهکار یکپارچه برای حل این مشکلات را بررسی کنیم.

مدیریت اسناد در امور قراردادها

مدیریت اسناد در زمینه قراردادها یکی از چالش‌هایی است که بسیاری از کارمندان را درگیر می‌کند و ممکن است به ایجاد نامنظمی در بخش قراردادها منجر شود. بایگانی این اسناد یک وظیفه پیچیده است که معمولاً به مشکلاتی برخورد می‌کند. این موضوع باعث اشغال فضای زیاد و همچنین تلف شدن زمان بیشتری می‌شود. اما با بهره‌گیری از یک سیستم مدیریت امور قراردادها، می‌توانید از بسیاری از مشکلات بایگانی اسناد خلاص شوید و همچنین زمان و انرژی خود را به بهترین شکل مدیریت کنید.

مراحل پیچیده بازیابی

بازیابی اسناد، مخصوصاً در میان انبوهی از پرونده‌ها و کاغذها، یک فرآیند پیچیده و دشوار است. پرونده‌های پراکنده و سنگین می‌توانند باعث هدررفتن ساعت‌ها از وقت شما شوند تا یک کاغذ را پیدا کنید. اما با بهره‌گیری از نرم‌افزار مناسب مدیریت امور قراردادها، می‌توانید این وظیفه را به سادگی و در عرض چند ثانیه انجام دهید. کافی است کوچکترین جزئیات یک قرارداد را به خاطر داشته باشید تا با استفاده از امکانات جستجو، اسناد مورد نیاز خود را به سرعت پیدا کرده و به کار بگیرید.

چالش‌های کنترل و بررسی قراردادها در بخش‌های مختلف

استفاده از نرم‌افزار مدیریت قراردادها باعث ایجاد نظم فردی بیشتری می‌شود و افراد را از سردرگمی در میان انبوه کارها و وظایفشان نجات می‌دهد. این تغییرات در سطح فردی، باعث می‌شود که نظم، سرعت، و دقت کل سازمان یا شرکت افزایش یابد. به راحتی می‌توانید تشخیص دهید که قرارداد در کدام بخش قرار دارد و برای بخش‌هایی که رسوب کار در آنها زیاد می‌باشد، تدابیری توسط مدیران اندیشیده شود. این تدابیر می‌تواند شامل افزایش نیرو، کاهش وظایف آن بخش، یا هر اقدام دیگری باشد که سازمان را از وضعیت موجود رها سازد.

مشکل طولانی شدن روند مناقصات و مزایدات و عدم کنترل بر حجم کارها

در سازمان‌هایی که مناقصات و مزایدات زیادی برگزار می‌شود، روند طولانی مناقصات و مزایدات باعث می‌شود که کنترل بر روی آنها بسیار دشوار و زمان‌بر شود. به همین دلیل اهمیت دارد که امکان ایجاد گردش‌کار و کنترل دقیق بر روی همین روند‌ها وجود داشته باشد. می‌توانید به دقت بدانید که هر مناقصه و مزایده دقیقاً در چه مرحله‌ای است، چه کسی باید پیگیری‌های مربوط به خود را انجام دهد، میانگین زمان انجام کار در هر بخش چقدر است. این روند علاوه بر تسریع در انجام کار، آسودگی خاطر زیادی برای کارکنان به وجود می‌آورد و از مراجعات بی‌دلیل به آنها کاهش می‌دهد.

عدم قابلیت امتیاز دهی به پیمانکاران

در فرآیند انتخاب پیمانکاران، از طرق مختلفی برای تصمیم‌گیری استفاده می‌شود. این ممکن است شامل ایجاد فرمول‌های سفارشی برای انتخاب پیمانکاران باشد یا ایجاد پرتالی برای جمع‌آوری اطلاعات از پیمانکاران برای شرکت در مناقصه. این روند ممکن است پیچیده باشد و برای مشتریانی که به آن علاقه دارند، توسط جلسات دمو و توضیحات تکمیلی توضیح داده می‌شود.

فراموشی تاریخ‌های مهم قرارداد در حجم بالا

هر قرارداد دارای تاریخ‌های مهمی مانند تاریخ پایان بیمه، تاریخ پایان قرارداد، تاریخ پایان تضامین و … می‌باشد. در حجم زیاد قرادادها، نگه‌داشتن این تاریخ‌ها به خصوص مشکل می‌باشد. در اینجا اهمیت داشتن هشدارها در نرم‌افزار مدیریت قراردادها نادیده گرفته نمی‌شود. ارسال هشدارها از طرق مختلف قابل انجام است.

روند پیچیده کنترل بودجه و اعتبارات

نرم افزار مدیریت قراردادها با ایجاد ردیف‌های مختلف بودجه و اعتبارات برای سال‌های مختلف و اتصال آنها به هر قرارداد، این روند را به خوبی کنترل می‌کند. این نرم‌افزار می‌تواند از عقد قراردادهایی که هزینه‌ای بدون وجود اعتبار کافی دارند، جلوگیری کند. همچنین تا زمان ایجاد اعتبار، درخواست‌ها را در کارتابل مسئول بودجه نگه‌دارد.

زمان‌بر بودن انتخاب برنده در مزایدات و مناقصات

به منظور تسریع در انتخاب برنده در مزایدات و مناقصات، می‌توان فرمول‌های انتخاب برنده را به نرم‌افزار مدیریت قراردادها منتقل کرد. این اقدام می‌تواند از مزایای این بخش بهره‌برداری کند. همچنین در صورتی که فرمولی به کار نبرده شود و انتخاب برنده به صورت دستی انجام شود، نرم‌افزار همچنان می‌تواند مدیریت آن را بسیار ساده نماید و امکان بارگذاری و مدیریت اسناد را نیز فراهم کند.

مشکل فراموشی دریافت مفاصا حساب به دلیل عدم وجود گزارش‌های آنی

یکی از مزایای استفاده از نرم‌افزار مدیریت قراردادها، این است که مسئولین مربوطه می‌توانند با گزارشگیری منظم در بازه‌های زمانی مناسب، در مورد دریافت مفاصا حساب تمام قراردادها اطمینان حاصل کنند. این کار باعث کاهش تاخیر در بازگشت هزینه‌ها می‌شود.

مشکل زمان‌بر بودن گزارشگیری از قراردادهای ثبت شده

در نرم‌ افزار قراردادها، امکان دسترسی به گزارشات مختلف با فرمت‌ها و شکل‌های متنوع وجود دارد. همچنین شما می‌توانید یک داشبورد شخصی برای هر کاربر ایجاد کنید و گزارش‌های پرتکرار را در هر لحظه و به‌روز ببینید.

مشکل عدم متوجه شدن مسئولان از ایجاد تغییرات و یا حذف در قراردادها

تصور کنید که یک کارکنان موردی در یک قرارداد تغییراتی اعمال کرده باشد (به طور عمدی یا غیرعمدی) و این مسئله برای تمام سازمان مشکل ایجاد کند. با وجود وجود سیستم لاگ‌یافتن، شما می‌توانید به سرعت و به راحتی فعالیت‌ها و تغییرات در قراردادها را پیگیری کرده و از وقوع مشکلات جلوگیری کنید.

مشکل حجم بالای کاغذها (اسناد و مدارک)

ذخیره‌ی الکترونیکی اسناد در نرم افزار مدیریت قراردادها راه‌حلی مناسب برای مشکل حجم بالای کاغذهاست. از مزایای این روش می‌توان به عدم نیاز به حضور فیزیکی بسیاری از اسناد (که از جمله اقتصاد کاغذ و فضای فیزیکی است)، امنیت اسناد الکترونیکی، و عدم نگرانی از از دست دادن اطلاعات و امکان برگردانی داده‌ها بر اساس زمان‌بندی مورد نظر اشاره کرد. همچنین، دسته‌بندی مناسب آرشیوهای الکترونیکی و سهولت در بررسی مجدد آنها نیز مزیت‌های دیگری از این روش هستند.

مشکل بستن قرارداد با پیمانکاران فاقد صلاحیت و عدم وجود اطلاعات سوابق مشتریان/پیمانکاران

نرم‌افزار مدیریت قراردادها به شما امکان می‌دهد که اطلاعات مشتریان و پیمانکاران خود را یک بار وارد کنید و از آن اطلاعات در قراردادهای مختلفی که با آنها بسته می‌شود، بهره‌برداری کنید. این بخش از نرم‌افزار می‌تواند اطلاعات جامعی از تعداد قراردادهای بسته شده با یک پیمانکار یا مشتری و وضعیت این قراردادها را به سرعت در اختیار شما قرار دهد. این امکان به شما این اجازه را می‌دهد که بهترین تصمیم‌ها را در مورد انتخاب طرف قراردادتان بگیرید و به صورت بهینه از منابع خود استفاده کنید.

مشکل عدم امکان بررسی پیشرفت اهداف و پروژه‌ها

نرم‌افزار مدیریت قراردادها می‌تواند اهداف و پروژه‌ها را که در نهایت به ایجاد قراردادهای مختلف منجر می‌شوند، دسته‌بندی کرده و قراردادها را به پروژه‌ها و پروژه‌ها را به اهداف متصل کند. این امکان به شما امکان می‌دهد تا به راحتی گزارش‌های دقیقی در مورد پیشرفت اهداف و پروژه‌ها تهیه کنید.

مشکل عدم وجود تیپ‌های استاندارد و یکسان قرارداد در دسترس کارکنان مربوطه

در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها، قراردادهای مشابه بسیاری وجود دارند. با استفاده از نرم‌افزار مدیریت قراردادها، شما می‌توانید بدون نیاز به نوشتن مجدد بخش‌های متغیر مانند شماره قرارداد و نام طرف قرارداد، از این بخش‌ها استفاده کنید و به سرعت کارهایتان را پیش ببرید. همچنین می‌توانید برای هر معاونت تیپ قراردادهای مربوط به آن معاونت را تعیین کنید.

مشکل زمان‌بر بودن گزارشگیری و دقیق نبودن آن

گزارش‌گیری در مورد قراردادها بدون نرم‌افزار جامع مدیریت قراردادها ممکن است زمان‌بر و دقیق نباشد و می‌تواند به کابوسی برای کارکنان تبدیل شود. اما با نرم‌افزار امور قراردادها، شما می‌توانید به راحتی گزارشگیری‌های دقیق از تمام مراحل قرارداد در کمترین زمان ممکن تهیه کنید و به راحتی از منابع خود بهره‌برداری کنید.

مشکل سخت بودن کنترل بر اساس برآورد قیمت و مقدار بودجه

تصمیم‌گیری در مورد بستن یک قرارداد یا عدم بستن آن تصمیم حیاتی‌ای است که تمام بخش‌های یک سازمان یا شرکت را تحت تاثیر قرار می‌دهد. از این رو، در نرم‌افزار جامع مدیریت قراردادها، مراحلی به منظور برآورد قیمت و ارائه پیشنهاد‌های ردیف‌های اعتباری برای آن قرارداد در نظر گرفته شده است.

نتیجه‌گیری

در نهایت، استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها به کسب‌وکارها و افراد این امکان را می‌دهد تا به بهره‌وری بیشتری دست یابند و از امنیت و دقت در مدیریت قراردادها بهره‌مند شوند. این ابزارها به بهبود فرآیندها، کاهش خطاها، و کاهش هزینه‌های ناشی از اشتباهات در مدیریت قراردادها کمک می‌کنند. به عبارت دیگر، نرم افزارهای مدیریت قراردادها به شما این امکان را می‌دهند تا کنترل کاملی بر قراردادهای خود داشته باشید.

پرسش‌های متداول

1. آیا نرم افزارهای مدیریت قراردادها برای کسب‌وکارهای کوچک مناسب هستند؟

بله، نرم افزارهای مدیریت قراردادها برای کسب‌وکارهای کوچک نیز مناسب هستند. آنها به کاهش خطاها و بهبود تطابق کمک می‌کنند.

2. آیا نرم افزارهای مدیریت قراردادها به امنیت اطلاعات کمک می‌کنند؟

بله، این ابزارها به افزایش امنیت اطلاعات مرتبط با قراردادها کمک می‌کنند.

3. چگونه می‌توانم نرم افزار مدیریت قراردادها مناسب برای کسب‌وکارم را انتخاب کنم؟

برای انتخاب بهترین نرم افزار، نیاز است تا نیازهای کسب‌وکار خود را ارزیابی کنید و ابزاری را انتخاب کنید که به بهترین شکل با این نیازها سازگار است.

4. چگونه می‌توانم تیم مدیریت قراردادها را تشکیل دهم؟

تشکیل تیم مدیریت قراردادها نیاز به انتخاب افراد متخصص و تعیین وظایف و مسئولیت‌های آنها دارد.

5. چگونه می‌توانم از نرم افزار مدیریت قراردادها بهره‌وری بیشتری داشته باشم؟

برای بهره‌وری بیشتر، نیاز است تا از تمام امکانات نرم افزار بهره‌وری کنید و به بهبود فرآیندها و تطابق با تعهدات قراردادی دقت کنید.

استفاده از راهکار یکپارچه پیمانه

همان‌طور که در مقاله اشاره شد، نرم افزار مدیریت قراردادها یک ابزار قدرتمند برای مدیریت و نظارت بر قراردادها است. این ابزارها به بهره‌وری، امنیت، و دقت در مدیریت قراردادها کمک می‌کنند و برای انواع کسب‌وکارها و افرادی کارآمد هستند. از طریق انتخاب مناسب‌ترین نرم افزار و تشکیل تیم مدیریت، می‌توانید از این ابزار بهره‌وری بیشتری داشته باشید.

استفاده از نرم افزار راهکار یکپارچه پیمانه به شما این امکان را می دهد تا تمام نیاز های مدیریت مناقصات و معاملات خود را از شروع مناقصه یا معامله ، تا پایان آن به طور کامل رهگیری و پایش کنید.

 

پیشنهاد راهکار یکپارچه پیمانه برای شما

 

در پایان ، پیشنهاد ما استفاده از نرم افزار راهکار یکپارچه پیمانه است. با راهکار یکپارچه پیمانه اجرای فرایندهای معاملاتی و قراردادی فقط با استقرار یک نرم افزار در اختیار شما خواهد بود.